Responsabilitățile postului de manager de birou. Responsabilitatile unui manager de birou

Compartimentul Contabilitate și Raportare pe problemele depunerii: § concluziilor privind respectarea limitelor de aprovizionare cu resurse materiale și cheltuielile acestora în direcțiile structurale ale Societății în scopul propus; § propuneri de vânzare de echipamente în exces etc.; § date contabile pentru circulatia resurselor materiale in depozitele Societatii; § estimări de costuri pentru întreținerea clădirilor și spațiilor în care se află diviziile structurale ale Societății, inclusiv echipamente (ascensoare, iluminat, încălzire, sisteme de ventilație etc.); § estimări de cost pentru achiziționarea de mobilier, materiale de uz casnic, echipamente, inventar etc. § raportare stabilită. 6.6. Departamentul Juridic pentru obtinerea de: § consultatii pe probleme juridice; § clarificări ale legislaţiei în vigoare; § concluzii privind conformitatea documentelor depuse spre examinare juridica cu legislatia in vigoare. 6.7.

Fișa postului de administrator

Administratorul biroului trebuie să cunoască: -etica relațiilor în grupul de lucru; - standarde de lucru de birou; - amplasarea spațiilor de birouri; -principii de planificare si proiectare a spatiilor de birouri; -reguli si metode de organizare a muncii de birou; -domeniul de activitate al lucrătorilor de birou; -principii de organizare a rechizitelor de birou; -fundamente de estetică, etică și psihologie socială; - regulamentul intern al muncii; -bazele legislatiei muncii; -cerințe legale pentru contractele de afaceri și procedura de încheiere a acestora; -dotarea tehnica a biroului; -reguli de utilizare a echipamentelor de birou; -principii de relații cu administrația (oficiul comandantului) imobilului în care se află sediul biroului; - regulile si reglementarile privind protectia muncii; - reglementari de siguranta, protectie impotriva incendiilor si salubritate industriala. 2.

Descrierea postului de administrator

Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat. 16. Pregătește biroul pentru închidere (stinge iluminatul și echipamentele de birou, activează sistemele de alarmă de securitate etc.).

III. Drepturi Administratorul biroului are dreptul de a: 1. Gestiona independent și pe propria răspundere fondurile alocate pentru a furniza biroului obiectele de inventar necesare. 2. Trimite propuneri de îmbunătățire a activității biroului și a întreprinderii în ansamblu spre examinare de către conducătorul întreprinderii.

3.

Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale. 4. Semnează și avizează documente care țin de competența ta.

5.
Aprobă………………………… …………………………………………….(numele organizației) …………………………… ………… …….(funcția) ………………….…………………………………(nume complet) „…..” …………………. 20….. g. p.t. ……………………………………………………………………………………………………………..(nume, întreprindere, organizație) 1. Dispoziții generale 1.1 . Administratorul este angajat și eliberat din funcție prin ordin al directorului întreprinderii.
1.2.

Atenţie

În funcția de administrator este numită persoana care are studii medii profesionale fără cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin ……………. ani. 1.3. Administratorul raportează direct la …………………………………………………………………………………………………………… (directorul întreprinderii / șeful unității structurale / alt funcționar) 1.4.

Descrierea postului administratorului de etaj de vânzări

Asigură întreținerea și funcționarea corespunzătoare a spațiilor de birouri în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor. 9. Organizează comandarea biletelor de avion și de cale ferată pentru angajații de birou, dispecerând vehicule.

10. Organizează documentele de la birou, primirea apelurilor primite și gestionarea apelurilor efectuate. 11. Organizează servicii eficiente și culturale pentru vizitatori, asigură crearea unor condiții confortabile pentru aceștia, îi consiliază în probleme administrative, oferă informații și alte materiale (carți de vizită, liste de prețuri, broșuri etc.). 12. Pregătește baza materială și tehnică pentru desfășurarea negocierilor complexe cu parteneri, clienți și alte categorii de vizitatori. 13. Ține evidența vizitatorilor. 14. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale. 15.

Descrierea postului

Administratorul trebuie să cunoască: - hotărârile, ordinele, alte acte de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitatea întreprinderii, - structura conducerii întreprinderii, drepturile și responsabilitățile angajaților, programul de lucru al acestora; și metode de organizare a procesului de deservire a vizitatorilor; - baze de marketing și publicitate; economia, organizarea și managementul muncii - legislația muncii și protecția muncii a Federației Ruse - regulile interne ale muncii - normele și reglementările privind protecția muncii, igienizarea industrială și protecția împotriva incendiilor; 1.5.
Puteți descărca gratuit descrierea postului de administrator de birou. Atribuțiile postului administratorului biroului pe care le aprob (numele, parafa) (numele organizației, forma organizatorică și juridică a acesteia) (director; altă persoană împuternicită să aprobe fișa postului) 00.00.201_g. p.p. FIȘA POSTULUI ADMINISTRATORULUI BIROULUI (denumirea instituției) 00.00.201_g. Nr. 00 1. Prevederi generale 1.1 Prezenta fișă a postului stabilește responsabilitățile, drepturile și responsabilitățile postului de administrator (denumit în continuare „întreprindere”).
Denumirea instituției 1.2 Pentru funcția de administrator de birou se angajează o persoană cu studii profesionale (superioare; secundare) și experiență în muncă economică și administrativă de cel puțin (1 an; 2 ani; 3 ani; etc.). 1.3.Administratorul biroului este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordin al șefului organizației.

Descrierea postului pentru administrator de birou

Info

Consultă vizitatorii în probleme legate de serviciile oferite. 4. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.

5. Ia în considerare reclamațiile legate de serviciul nesatisfăcător către vizitatori și ia măsurile organizatorice și tehnice necesare. 6. Monitorizează proiectarea adecvată a incintei, monitorizează amplasarea, actualizarea și starea publicității în interiorul incintei și pe clădire.
7.

Asigură curățenia și ordinea în incintă și în zona adiacentă acestuia sau clădirii. 8. Monitorizează respectarea de către angajații din subordine a disciplinei muncii și a producției, a regulilor și reglementărilor privind protecția muncii, a cerințelor de salubritate industrială și de igienă.

9. Informează conducerea despre deficiențele existente în deservirea vizitatorilor și măsurile luate pentru eliminarea acestora. 10.
Responsabilitate Administratorul este responsabil: - pentru consecințele deciziilor luate de acesta care depășesc limitele puterilor sale stabilite de legislația actuală a Federației Ruse, statutul întreprinderii și alte acte juridice de reglementare - pentru neexecutarea; (executarea necorespunzătoare) a atribuțiilor sale oficiale prevăzute de prezentele instrucțiuni, în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse - pentru săvârșirea unei infracțiuni în procesul de desfășurare a activităților lor - în limitele stabilite de actuala legislație administrativă; legislația penală și civilă a Federației Ruse - pentru cauzarea prejudiciului material și a prejudiciului reputației întreprinderii - în limitele stabilite de legislația în vigoare a muncii, penală și civilă RF. 5. Condiții de lucru 5.1.
În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele identificate în cursul activităților dumneavoastră și faceți propuneri pentru eliminarea acestora. 4. Solicitați personal sau în numele conducerii organizației de la diviziile întreprinderii și de la alți specialiști informații și documente necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale. 5. Implicați specialiști din toate unitățile structurale (individuale) în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind unitățile structurale, dacă nu, atunci cu permisiunea șefului întreprinderii). 6. Cere ca conducerea întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea drepturilor și îndatoririlor lor oficiale. IV. Responsabilitate Administratorul este responsabil: 1.
Printre responsabilitățile unui manager de birou poate fi lucrul cu serviciile de utilități și reprezentanții organizațiilor care deservesc echipamente de birou. Principala și semnificativă diferență între un manager de birou și un administrator de birou este autoritatea de conducere - administratorul, de regulă, nu gestionează lucrătorii de birou, ci este pur și simplu unul dintre ei și își desfășoară munca în colaborare cu personalul de birou. Un manager de birou și un administrator de birou trebuie să aibă calități personale precum abilități de comunicare, energie, capacitatea de a-și exprima gândurile în mod clar și clar, încredere, capacitatea de a convinge, capacitatea de auto-organizare (pentru un administrator) și capacitatea de a conduce o echipă (pentru un manager), cunoașterea unei limbi străine etc. I. Dispoziții generale 1. Administratorul biroului aparține categoriei specialiștilor. 2.

Administrator al unei clădiri comerciale administrative fișa postului

Administratorul trebuie să cunoască: § rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la activitatea Societății; § structura managerială, drepturile și responsabilitățile angajaților și programul lor de lucru § regulile și metodele de organizare a serviciilor pentru vizitatori; § tipuri de servicii prestate § baze de economie, organizare si management a muncii; § bazele organizării marketingului și publicității; § amenajarea și ordinea decorațiunii spațiilor; § fundamente ale esteticii si psihologiei sociale; § legislatia muncii § reguli si reglementari de protectia muncii; 1.6. În activitățile sale, Administratorul este ghidat de: — Carta Societății; — Ordine, instrucțiuni ale conducerii Societății; — regulamentul intern de muncă al Societății; — Această fișă a postului.

Un manager de birou este unul dintre cei mai necesari personal în activitatea oricărei companii moderne. O gamă largă de responsabilități includ funcțiile unui specialist în organizare și supraveghere. Reunește simultan până la trei reprezentanți autorizați: secretar, director de aprovizionare, administrator. Responsabilitățile unui manager de birou implică în primul rând o mare responsabilitate și o eficiență ridicată.

Cerințe pentru un specialist

Fișa postului a managerului de birou include instrucțiunile necesare pentru angajare și implementarea acesteia în viitor. Primul lucru pe care trebuie să-l aibă un candidat pentru această poziție este educația adecvată și abilitățile profesionale. Salariatul trebuie să aibă diplomă de absolvire a studiilor medii de specialitate, superioare incomplete sau superioare.

Abilitățile trebuie să includă cunoștințe despre structura biroului și caracteristicile muncii sale. Zonarea unei camere este un factor important în funcționalitate. Dacă managerul de birou este familiarizat cu principiile organizării activităților, nu va fi dificil pentru el să controleze posturile individuale de muncă. Personalul ar trebui să fie repartizat la locul său în funcție de responsabilități, astfel încât alte activități să nu fie perturbate. Managerul de birou trebuie să cunoască sfera de activitate și gradul de responsabilitate al fiecărui specialist.

Responsabilitățile administratorului biroului

Managerul este obligat să organizeze producția optim confortabilă în incinta biroului. Pe lângă zonarea, managerul trebuie să gestioneze lucrătorii astfel încât toate funcțiile fiecărui cadru să fie îndeplinite în mod consecvent. Bazele activităților de birou sunt stabilite de administrator în funcție de următoarele puncte:

• Selectarea si plasarea specialistilor.
• Strategie și tactici de planificare în muncă.
• Construirea structurii organizatorice a biroului.

Pentru o stare de lucru stabilă în birou, este necesar să se asigure că fiecare persoană reușește în activitățile sale. Rezultatele pozitive ale muncii sunt realizate prin metode de motivare și management al strategiei sale. Dezvoltarea și implementarea abordărilor progresive pentru îmbunătățirea calității și creșterea productivității sunt responsabilitățile managerului de birou.

Comunicarea de afaceri într-o echipă de lucru se bazează pe moralitate și etica profesională. Managerul de birou este persoana care dă exemplu pentru politețe și respect pentru angajați.

Control intern

Toate deciziile luate trebuie să fie controlate de însuși administrator. Controlul se efectuează în următoarele domenii profesionale:

• Introducerea și aplicarea reglementărilor interne ale muncii.
• Respectarea standardelor specifice de comunicare din companie.
• Control asupra culturii vorbirii atunci când comunicați cu clienții și partenerii de afaceri.
• Codul vestimentar este un punct important în activitatea companiei. Angajații trebuie să poarte uniforma corespunzătoare, care este stabilită de standardele mediului de afaceri și de cerințele statutului companiei.

Un director de birou, ale cărui responsabilități includ managementul personalului și controlul activității, trebuie să își dezvolte propria metodologie organizatorică și structură de evaluare a calității muncii. Fiecare angajat este supus răspunderii disciplinare în cazul încălcării reglementărilor muncii și eticii muncii. Managerul însuși poartă această responsabilitate. Un sistem de măsuri pentru prevenirea încălcărilor, modalități de soluționare a conflictelor cu conducerea și alți angajați și metode de stimulente morale sunt dezvoltate de administrator.

Responsabilitățile îngrijitorului

Funcțiile unui manager pot fi îndeplinite și de un manager de birou. În acest caz, el trebuie să furnizeze personalului și sediului consumabilele necesare. Fiecare angajat trebuie să aibă o insignă și cărți de vizită, astfel încât identitatea, numele, funcția și datele de contact să poată fi întotdeauna recunoscute și adresate corect. Fața unui specialist este fața biroului și a companiei.

Furnizarea de rechizite de birou se efectuează în mod regulat și este responsabilitatea managerului de birou. Se întocmesc planuri de afaceri pentru furnizarea de bunuri, ținând cont de cantitatea de produse furnizată companiei, de costul achizițiilor cu ridicata și de sistemele de reduceri. Aprovizionarea constantă cu materiale de birou, inclusiv hârtie și consumabile pentru echipamente, se realizează cu încheierea de tranzacții cu furnizorii și companiile de servicii cu participarea directă a managerului de birou. Recepția mărfurilor este controlată prin documentație de plată și contabilă. Eliberarea de papetărie și rechizite personalului se realizează cu numirea persoanelor responsabile și disponibilitatea schemelor și procedurilor de distribuire a activelor economice.

Toate echipamentele sunt controlate de managerul de aprovizionare, în acest caz managerul de birou. Responsabilitățile postului includ monitorizarea stării bune a echipamentelor tehnice și a comunicațiilor. În cazul unei defecțiuni a dispozitivelor și a mașinilor, se apelează la o companie de service sau un specialist în reparații și se verifică rezultatele muncii sale. Un astfel de control are loc și atunci când echipamentele noi sunt livrate la birou.

Inventarierea echipamentelor și consumabilelor este efectuată de către managerul biroului prin verificarea periodică a disponibilității și a stării tehnice a proprietății comerciale cu datele contabile.

Pe propria răspundere, managerul de sprijin economic gestionează fondurile alocate biroului pentru achiziționarea de bunuri necesare companiei și pentru satisfacerea nevoilor tehnice ale sediului. Îngrijitorul organizează logistica pentru evenimente deliberative, conferințe și negocieri.

Secretarul și atribuțiile sale

Toate procesele-cheie enumerate în activitatea managerului și deciziile sale trebuie stabilite oficial și, prin urmare, responsabilitățile managerului de birou și secretarului într-o singură persoană includ suport de documentare pentru activitățile organizaționale. Fiecare document, în funcție de scopul său, are propria sa formă și structură. Numai atunci decizia sau planul luat va avea un temei legal și va implica implementarea strictă a tuturor punctelor. Acesta este modul în care compania operează într-o manieră clară și coordonată.

Colaborare și integrare

Secretarul-director organizează întâlnirea și primirea oaspeților. Delegațiile și comisiile, partenerii, clienții sunt vizitatori importanți ai companiei. Activitățile companiei și dezvoltarea acesteia depind direct de acestea. Comunicarea are loc la nivel de afaceri folosind etica formală, fără a trece la conexiuni personale și interacțiune - doar funcționează. Managerul de birou ar trebui să simbolizeze cultura și respectul nu numai ca reprezentant senior, ci și pentru companie în ansamblu. Primirea și transmiterea informațiilor de contact se realizează direct de către secretar. Pentru a colabora și a rezolva probleme importante de interacțiune, cărțile de vizită sunt schimbate, analizate și stocate în departament. Conducerea corespondenței de afaceri cu partenerii și sucursalele este responsabilitatea managerului de birou. Ei efectuează trimiterea electronică și prin curier a materialului necesar, primirea și analizarea informațiilor și efectuarea corespondenței de afaceri.

Manager în structura de conducere

Managerul în majoritatea cazurilor raportează direct directorului general al companiei și conducerii superioare. Responsabilitățile și drepturile sunt prescrise de superiori, care supraveghează respectarea acestora. Responsabilitățile șefului de birou pentru CV includ un raport privind organizarea intra-oficiu realizată, obținerea rezultatelor de productivitate și dificultățile întâmpinate în munca și întreținerea activităților. Aceștia fac propuneri de îmbunătățire a condițiilor, problemelor economice și de afaceri privind achiziționarea de echipamente și materiale, cereri de relocare, promovare, concediere a lucrătorilor. Pedepsele și recompensele disciplinare pentru specialiști distinși sunt supuse examinării.

Instrucțiuni de specialitate

Angajarea unui nou manager este însoțită de pregătirea și acceptarea unui set de îndatoriri, drepturi și responsabilități. Instrucțiunile directorului de birou includ o listă completă a tuturor normelor și regulilor descrise mai sus pentru muncă și organizare, include și persoane sau funcții subordonate administratorului.

Scara carierei

Cariera unui manager este construită pe dezvoltarea internă și creșterea profesională, care constă în îmbunătățirea competențelor. O schimbare a influenței are loc odată cu creșterea sau scăderea autorității în ochii subordonaților și ai altor angajați. Mobilitatea verticală pozitivă a unei poziții se înregistrează prin succesul în atingerea obiectivelor stabilite de companie, abilități de inițiativă și comunicare, abilități inovatoare și metode eficiente de lucru.

Managerul de birou este una dintre cele mai solicitate profesii. Un specialist eficient trebuie să acorde o atenție semnificativă resurselor umane, această cerință fiind inclusă în responsabilitățile unui manager de birou pentru un CV. Personalul selectat în mod corespunzător și cu înaltă calificare pe baza calităților interne de conducere va avea un impact pozitiv asupra dinamicii dezvoltării companiei.

SOCIETATE ÎNCHISĂ „JSC KVORUM”

DESCRIEREA POSTULUI

Administrator de birou

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Administratorul de birou aparține categoriei specialiștilor, este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordin al directorului general.

1.2. Administratorul biroului raportează direct șefului Departamentului Administrare Corporativă și Lucrări Contractuale.

1.3. Această funcție nu are subordonați direcți.

1.4. În activitățile sale, este ghidat de Constituția Federației Ruse, Codul Muncii al Federației Ruse, alte acte legislative și de reglementare ale Federației Ruse și Moscova, ordinele și instrucțiunile conducerii Companiei și aceste Instrucțiuni.

1.5. În lipsa administratorului biroului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordin.

1.6. Aceste instrucțiuni pot fi modificate sau completate în conformitate cu procedura stabilită.

2. CERINȚE DE CALIFICARE

2.1. Cunoștințe necesare:

• elementele de bază ale muncii de birou;
• regulile de etichetă și etica în afaceri;
• mijloace informatice, de comunicații și comunicații;
• deținerea de echipamente speciale;
• regulile si regulamentele de protectie a muncii.

3. RESPONSABILITĂȚI OFICIAL ȘI ALTE RESPONSABILITĂȚI

3.1. Efectuarea de funcții tehnice pentru asigurarea și menținerea activității Companiei;

3.2. Monitorizarea aprovizionării biroului cu rechizitele și consumabilele necesare de birou.

3.3. Organizarea convorbirilor telefonice intre angajatii si clientii Companiei.

3.4. Înregistrarea mesajelor primite și aducerea lor în atenția angajaților.

3.5. Primirea corespondenței primite, organizarea acesteia, transferarea ei către departamente sau interpreți specifici.

3.6. Tipărirea conform instrucțiunilor supervizorului diferitelor materiale.

3.7. Primirea vizitatorilor.

3.8. Executarea ordinelor, instructiunilor si instructiunilor, cu exceptia celor ilegale.

3.9. Asigurarea siguranței secretelor oficiale și a altor secrete protejate de legea Federației Ruse.

3.10. Mentinerea nivelului de calificare necesar pentru indeplinirea atributiilor de serviciu.

3.11. Respectarea standardelor de etică oficială și a procedurilor oficiale stabilite.

3.12. Nu comite acțiuni care împiedică activitatea Societății sau conduc la subminarea autorității acesteia.

3.13. Îndeplinirea altor cerințe prevăzute de legislația Federației Ruse.

4. DREPTURI

Administratorul biroului are dreptul:

• să creeze condiții organizatorice și tehnice pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu prevăzute în prezenta instrucțiune;
• să participe la pregătirea deciziilor luate de Companie în conformitate cu responsabilitățile postului, ordinele și instrucțiunile;
• în conformitate cu procedura stabilită, solicită și primește materiale și informații necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale;
• face propuneri pentru îmbunătățirea activității Companiei în ansamblu și a diviziilor sale structurale;
• să-ți îmbunătățești calificările, menținând în același timp salariul pentru postul tău pe toată perioada de studiu;
• primesc remunerație bănească pentru îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale;
• primesc încurajare morală și materială pentru îndeplinirea exemplară a îndatoririlor lor oficiale și beneficiază de avantajele prevăzute de lege.

5. RESPONSABILITATE

5.1. Pentru neîndeplinirea și îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor oficiale, depășirea puterilor oficiale, precum și pentru nerespectarea prevederilor stabilite de legislația Federației Ruse și de prezentele Instrucțiuni, poate fi aplicată o sancțiune disciplinară.

5.2. Pe lângă măsurile disciplinare prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse, în funcție de gravitatea infracțiunii și de circumstanțele săvârșirii acesteia, pot fi aplicate și alte sancțiuni prevăzute de legislația rusă.

6. CONDIȚII DE MUNCĂ

6.1. Programul de lucru al consultantului juridic se stabileste in conformitate cu Regulamentul Intern de Munca stabilit de Societate.

6.2. Datorită nevoilor operaționale, consultantul juridic poate pleca în călătorii de afaceri (inclusiv locale).

Am citit instrucțiunile: _____________________ _________________________________

Pentru funcția de manager al unui complex administrativ este acceptată o persoană cu studii profesionale medii și experiență de muncă în servicii de menaj de minim 1 an sau studii profesionale primare și experiență de muncă în servicii de menaj de minim 3 ani. 1.3. Managerul complexului administrativ trebuie să cunoască: - rezoluțiile, instrucțiunile, ordinele, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la serviciile economice ale organizației; — mijloace de mecanizare a muncii personalului de serviciu; — reguli de funcționare a spațiilor; — procedura de organizare a funcționării parcului de vehicule; — reguli de lucru cu chiriașii spațiilor; — reguli de organizare a călătoriilor; — bazele organizării muncii; — legislația muncii; — regulamentul intern al muncii; — regulile și reglementările de protecție a muncii. 2.

Atenţie

Astfel, managerul de birou este subordonat angajaților unității de afaceri: managerul de menaj, șoferi și curățenia. La el se raportează și serviciul de curierat al companiei.

Datorită diferitelor situații de producție, precum absența temporară a angajaților din cauza invalidității temporare sau în timpul concediului de odihnă, întreprinderea atribuie funcțiile angajatului absent unui angajat din același departament sau din departamentul aferent. Astfel, managerul de birou, care este responsabil cu menținerea evidenței personalului, trebuie să-l înlocuiască pe șeful departamentului HR absent.
Dimpotrivă, funcțiile unui manager de birou care lipsește temporar sunt preluate de șeful departamentului de resurse umane. Adică, posturile de director de birou și de șef al departamentului de resurse umane sunt, de regulă, interschimbabile.

Descrierea postului pentru administrator de birou

Important

Bazele activităților de birou sunt stabilite de administrator în funcție de următoarele puncte:

• Selectarea si plasarea specialistilor.
• Strategie și tactici de planificare în muncă.
• Construirea structurii organizatorice a biroului.

Pentru o stare de lucru stabilă în birou, este necesar să se asigure că fiecare persoană reușește în activitățile sale. Rezultatele pozitive ale muncii sunt realizate prin metode de motivare și management al strategiei sale.

Dezvoltarea și implementarea abordărilor progresive pentru îmbunătățirea calității și creșterea productivității sunt responsabilitățile managerului de birou. Comunicarea de afaceri într-o echipă de lucru se bazează pe moralitate și etica profesională.

Info

Managerul de birou este persoana care dă exemplu pentru politețe și respect pentru angajați. Controlul intern Toate deciziile luate trebuie controlate chiar de administrator.

Descrierea postului pentru Office Manager

Controlul se efectuează în următoarele domenii profesionale:

• Introducerea și aplicarea reglementărilor interne ale muncii.
• Respectarea standardelor specifice de comunicare din companie.
• Control asupra culturii vorbirii atunci când comunicați cu clienții și partenerii de afaceri.
• Codul vestimentar este un punct important în activitatea companiei. Angajații trebuie să poarte uniforma corespunzătoare, care este stabilită de standardele mediului de afaceri și de cerințele statutului companiei.

Un director de birou, ale cărui responsabilități includ managementul personalului și controlul activității, trebuie să își dezvolte propria metodologie organizatorică și structură de evaluare a calității muncii.

Fiecare angajat este supus răspunderii disciplinare în cazul încălcării reglementărilor muncii și eticii muncii. Managerul însuși poartă această responsabilitate.
Aprob [organizatorică și juridică [funcția, semnătura, denumirea completă, formularul, numele șefului sau altui funcționar al organizației, întreprinderii] persoanei împuternicite să aprobe fișa postului] [data, lună, an] M.P a managerului complexului administrativ (directorul administrativ) [numele organizației, întreprinderii etc.] Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată în conformitate cu prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări care reglementează relațiile de muncă. 1. Prevederi generale 1.1. Conducătorul complexului administrativ aparține categoriei de conducători este angajat și concediat prin ordin al conducătorului întreprinderii, căruia îi raportează direct în activitatea sa. 1.2.

Descrierea postului unui manager de întreprindere

Trimite propuneri de îmbunătățire a organizării și a metodelor de lucru efectuate de conducerea întreprinderii spre considerare. 3.7. Solicitați documente, materiale, instrumente etc. necesare pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu. 3.8. Alte drepturi prevazute de legislatia muncii. 4. Responsabilitate Managerul complexului administrativ este responsabil pentru: 4.1.
Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse. 4.2. Pentru cauzarea unui prejudiciu material angajatorului - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse. 4.3.

Fișa postului de manager de birou cu funcții de secretariat

Printre responsabilitățile unui manager de birou poate fi lucrul cu serviciile de utilități și reprezentanții organizațiilor care deservesc echipamente de birou. Principala și semnificativă diferență între un manager de birou și un administrator de birou este autoritatea de conducere - administratorul, de regulă, nu gestionează lucrătorii de birou, ci este pur și simplu unul dintre ei și își desfășoară munca în colaborare cu personalul de birou.

Un manager de birou și un administrator de birou trebuie să aibă calități personale precum abilități de comunicare, energie, capacitatea de a-și exprima gândurile în mod clar și clar, încredere, capacitatea de a convinge, capacitatea de auto-organizare (pentru un administrator) și capacitatea de a conduce o echipă (pentru un manager), cunoașterea unei limbi străine etc. I. Dispoziții generale 1. Administratorul biroului aparține categoriei specialiștilor.

Efectuează munca de birou. 4. Menține înregistrarea și contabilitatea documentației de intrare și de ieșire. 5. Primește și trimite e-mailuri de cel puțin 2 ori pe zi.

Controlează livrarea corespondenței pentru organizație de la oficiul poștal și livrarea corespondenței organizației către oficiul poștal. 6. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților. 7. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța documentației organizației, inclusiv rapoartele angajaților, și depune documentația la arhivă în termenul stabilit. 8. Oferă control asupra siguranței bunurilor materiale. 9. Consultă vizitatorii în probleme legate de serviciile oferite. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale. 10. Informează conducerea despre deficiențele existente în deservirea vizitatorilor și măsurile luate pentru eliminarea acestora.

Responsabilitățile postului de manager de birou

Asigură întreținerea și funcționarea corespunzătoare a spațiilor de birouri în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor. 9. Organizează comandarea biletelor de avion și de cale ferată pentru angajații de birou, dispecerând vehicule.10. Organizează documentele de la birou, primește apelurile primite și gestionează apelurile efectuate. 11. Organizează deservire eficientă şi culturală pentru vizitatori, asigură crearea unor condiţii confortabile pentru aceştia, îi consiliază pe probleme administrative, oferă informaţii şi alte materiale (cărţi de vizită, liste de preţuri, broşuri etc.).12. Important Pregătește baza materială și tehnică pentru desfășurarea negocierilor complexe cu parteneri, clienți și alte categorii de vizitatori. 13. Ține evidența vizitatorilor. 14. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale. 15.
Seful biroului de vanzari este numit si eliberat din functie in conformitate cu procedura stabilita de legislatia muncii in vigoare prin ordin al Directorului General al Societatii. Solicitați de la direcțiile structurale ale organizației și specialiști independenți informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale. 4.

Cererea conducerii organizației de condiții adecvate de muncă și respectarea prevederilor prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse.4. Responsabilitatea directorului de birou Responsabilul de birou este responsabil în următoarele cazuri: 1.

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.2.

Directorul de birou raportează direct directorului general.1.4. Șoferul, curierul și curățenia se raportează la șeful biroului.1.5.

În absența șefului de birou, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinul de organizare.1.6. În funcția de director de birou este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - studii superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, minim un an de experiență în activități similare, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scaner, imprimantă) , programe Microsoft Office (Word, Excel), lucru de birou.1.7. Directorul de birou este ghidat în activitățile sale de: - actele legislative ale Federației Ruse - Carta companiei, regulamentele interne ale companiei - ordinele și directivele de conducere; 2.
Organizează călătorii de afaceri pentru angajați: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.2.8. Organizeaza aprovizionarea cu rechizite de birou, consumabile si alte obiecte de inventar necesare functionarii biroului.

Organizează acceptarea, contabilitatea, depozitarea și emiterea acestora.2.9. Monitorizează starea corespunzătoare a echipamentelor de birou și a comunicațiilor; la identificarea defecțiunilor echipamentelor de birou și a altor echipamente, cheamă specialiști pentru a efectua lucrări de reparații și alte tipuri de întreținere.2.9. Coordonează și controlează munca șoferului: (acceptarea cererilor pentru o mașină și elaborarea unui program de utilizare a vehiculelor companiei); curier (acceptarea aplicațiilor și elaborarea unui program); doamnelor de curățenie.

3. Drepturile directorului de birou Managerul de birou are dreptul: 3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura necesară pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.3.2.

Descărcați descrierea postului
administrator de birou(.doc, 82KB)

I. Dispoziţii generale

1. Administratorul biroului face parte din categoria specialiștilor.
2. Administratorul biroului trebuie să știe:
   1. 2.1. Amplasarea sediului biroului.
   2. 2.2. Principii de planificare și proiectare a spațiilor de birouri.
   3. 2.3. Reguli și metode de organizare a muncii de birou.
   4. 2.4. Domeniul de activitate al lucrătorilor de birou.
   5. 2.5. Etica relațiilor într-un grup de lucru.
   6. 2.6. Standarde de birou.
   7. 2.7. Principii de organizare a materialelor de birou.
   8. 2.8. Cerințe legislative pentru contractele de afaceri și procedura de încheiere a acestora.
   9. 2.9. Echipamentul tehnic al biroului.
   10. 2.10. Reguli de utilizare a echipamentelor de birou.
   11. 2.11. Principiile relațiilor cu administrația (oficiul comandantului) imobilului în care se află sediul biroului.
   12. 2.12. Fundamente ale esteticii, eticii si psihologiei sociale.
   13. 2.13. Reglementări interne ale muncii.
   14. 2.14. Fundamentele legislației muncii.
   15. 2.15. Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.
3. Numirea în funcția de administrator de birou și eliberarea din funcție se fac prin ordin al șefului organizației.
4. Administratorul biroului raportează direct la _________.
5. În absența administratorului biroului (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite.

II. Responsabilitățile postului

Administrator birou:

1. Se asigură că biroul este pregătit pentru ziua de lucru (dezactivarea sistemului de alarmă de securitate, conectarea echipamentelor de birou și pregătirea acestuia pentru utilizare, asigurarea biroului cu papetărie și consumabile).
2. Pregătește estimări pentru logistica biroului.
3. Intocmeste actele necesare incheierii contractelor de: furnizare de papetarie, consumabile si alte obiecte de inventar necesare functionarii biroului; întreținerea și repararea echipamentelor de birou; alte servicii.
4. Exercită controlul asupra designului spațiilor, monitorizează pregătirea și difuzarea materialelor publicitare și a altor materiale informative în birou destinate distribuirii vizitatorilor.
5. Asigură curățenia și ordinea în incinta biroului.
6. Monitorizează funcționarea corectă a echipamentelor de birou și utilizarea rațională a rechizitelor și consumabilelor de birou în birou.
7. Stabilește contacte cu serviciile operaționale și organizațiile de utilități pentru a furniza resurse la sediile de birouri, pentru a efectua reparații și alte lucrări.
8. Asigură întreținerea și funcționarea corespunzătoare a spațiilor de birouri în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor.
9. Organizează comandarea biletelor de avion și de cale ferată pentru angajații biroului, dispecerând vehicule.
10. Organizează documentele de la birou, primește apelurile primite și gestionează apelurile efectuate.
11. Organizează servicii eficiente și culturale pentru vizitatori, asigură crearea unor condiții confortabile pentru aceștia, îi consiliază în probleme administrative, oferă informații și alte materiale (carți de vizită, liste de prețuri, broșuri etc.).
12. Pregătește baza materială și tehnică pentru desfășurarea negocierilor complexe cu parteneri, clienți și alte categorii de vizitatori.
13. Păstrează evidența vizitatorilor.
14. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.
15. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.
16. Pregătește biroul pentru închidere (stinge iluminatul și echipamentele de birou, activează sistemele de alarmă de securitate etc.).

III. Drepturi

Administratorul biroului are dreptul:

1. Gestionați în mod independent și pe propria răspundere fondurile alocate pentru a furniza biroului obiectele de inventar necesare.
2. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității biroului și a întreprinderii în ansamblu spre examinare de către conducătorul întreprinderii.
3. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
4. Semnează și avizează documente care țin de competența ta.
5. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere condiții organizatorice și tehnice și să întocmească documentele stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

IV. Responsabilitate

Administratorul biroului este responsabil pentru:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activităților lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru cauzarea daunelor materiale întreprinderii - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.