Programe de urmărire a timpului, inclusiv cele gratuite. Programe de urmărire a timpului, inclusiv cele gratuite

Fișa de pontaj este destinată introducerii informațiilor despre timpul efectiv lucrat de angajații organizațiilor. Trebuie spus că formularul de foaie de pontaj nu este strict obligatoriu - în principiu, poate fi arbitrar, adică fiecare întreprindere este liberă să folosească propriul formular de foaie de pontaj, dacă apare o astfel de nevoie. Cu toate acestea, formularul a fost dezvoltat și recomandat pentru utilizare de către Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse și este de preferat.

FIȘIERE

Cine completează foaia de pontaj?

Formularul se completează fie de către un angajat al departamentului HR, fie de către șeful unei unități structurale, fie de către un cronometru angajat special pentru această funcție. Pe baza informațiilor introduse în acesta, specialiștii departamentului de contabilitate calculează salariile și alte plăți către angajații organizației. De fapt, foaia de pontaj este unul dintre cele mai importante documente contabile. Și în timp ce companiile mici se pot descurca cu ușurință fără el, întreprinderile mari trebuie să păstreze astfel de ponturi.

În funcție de sistemul de evidență a personalului adoptat la întreprindere, o fișă de pontaj poate fi generată fie una pentru toți angajații organizației, fie menținută separat în fiecare departament.

Foaia de pontaj este un document obișnuit, adică o copie nouă trebuie compilată în fiecare lună, astfel încât numărul de serie al foii de pontaj va fi egal cu numărul de serie al lunii în care a fost creat. Perioada de pregătire a foii de pontaj acoperă toate zilele lunii.

Puteți completa foaia de pontaj fie electronic, fie în scris. Totuși, după introducerea tuturor informațiilor necesare, va trebui să fie tipărit în continuare pentru semnăturile persoanelor responsabile.

Formularul T-13. Caracteristici de formă

Să începem cu formularul T-13, care acum este folosit mult mai des pentru păstrarea foilor de pontaj.

Formularul unificat T-13 sau foaia electronică de pontaj este binecunoscută angajaților departamentului de resurse umane. Acesta nu este singurul mod, dar este cu siguranță cel mai standard mod de a contabiliza orele lucrate. Dacă păstrați înregistrările manual, ar trebui să utilizați Formularul T-12.

Foile de pontaj sunt un instrument comun pentru urmărirea prezenței angajaților. Formularul T-13 vă permite să înregistrați în detaliu motivele absenței de la locul de muncă, inclusiv concediul pentru studenți în timpul sesiunii, formarea avansată și mai multe tipuri de concediu pentru invaliditate. Perioada pentru care este completat documentul poate fi mai mică de 31 de zile.

Un T-13 completat este baza pentru calcularea salariilor.

Format pentru completarea unei fișe de timp de lucru în T-13

Spre deosebire de tabelele arbitrare cu conținut similar, T-13 conține date despre întreprindere, inclusiv forma de proprietate și OKPO. Numărul documentului este introdus în conformitate cu cerințele interne pentru păstrarea pontajelor.

Numele departamentului este, de asemenea, afișat în partea de sus. Trebuie reținut că șeful acestui departament (chiar dacă completarea foii de pontaj nu este responsabilitatea sa) trebuie să semneze formularul completat.

Ordinea salariaților se stabilește prin decizia responsabilului. Cel mai adesea se găsește sortarea alfabetică, ca în exemplul nostru, dar este posibilă opțiunea de aranjare după numărul de personal (coloana 3).

În coloana 4 punem note pe zi:

eu— (de prezență) zi lucrătoare,
ÎN- zi liberă,
DIN-vacanta,
RP— prezența într-o zi liberă (munca liberă),
LA- călătorie de afaceri,
PC- pregatire avansata,
U- concediu de studii cu apel de la o institutie de invatamant,
B- concediu medical cu concediu medical,
T- concediu medical fără plată fără concediu medical.

Sub marcajul I punem numărul de ore lucrate în ziua respectivă. În coloana 5 rezumăm numărul de I din rând și numărul de ore. Obținem 4 valori pentru 2 jumătăți ale lunii. În coloana 6 însumăm valorile și obținem cifra finală a lucrării pentru luna.

Numărul de ore pentru B, OT, K, B și alte cazuri nu este indicat în a patra coloană. Pentru aceasta există coloanele 10-13.

Contabilizarea concediilor medicale, concediilor sau absentelor din alte motive

Codurile de desemnare pot fi diferite (de exemplu, numerice). Nu există un format specific cerut de lege.

Notația X arată că nu luăm în considerare această zi: pentru comoditate, luna este împărțită în două linii cu valori inegale. Pentru luni cu 30 de zile (de exemplu, noiembrie, coloana va arăta astfel (pentru comoditate, al 31-lea număr „inexistent” este evidențiat cu roșu):

T-13 pentru noiembrie

Prin analogie, T-13 este completat pentru vizite în februarie.

Coloanele 7-9 indică codul de plată, numărul de zile și tipul de debitări. Exemplul nostru folosește următoarele coduri:

• 2000 - zi normală de lucru,
• 2300 – concediu medical (indemnizație de invaliditate),
• 2012 - vacanta.

Soluție alternativă

Unele întreprinderi aprobă o versiune ușor simplificată a foii de pontaj fără a detalia motivele omisiunilor. Coloana 4 indică doar 2 coduri:

• eu- zi de lucru,
• N- zi nelucrată.

Această metodă poate fi incomodă deoarece nu înregistrează concediile medicale.

Cazuri speciale

1. Cum se completează T-13 pentru angajații care participă la conferințe și alte evenimente de formare?

Depinde de pozitia intreprinderii. Aceste zile pot fi socotite ca zile lucrătoare (I) sau ca pregătire avansată (PC). Ratele de plată pot varia, de asemenea.

2. Codul I poate avea o valoare mai mare de 8 ore?

Da. Poate dacă există o comandă specială despre programul prelungit de lucru. Orele suplimentare pot fi marcate cu simbolul C.

3. Care este diferența dintre rapoartele T-12 și T-13?

Primul este un formular manual de participare. Al doilea este electronic. Multe departamente de contabilitate au trecut astăzi la T-13, deoarece poate fi colectat automat folosind un program special.

Formularul T-12

În primul rând, ca în orice alt document de evidență a personalului, mai întâi trebuie să introduceți detaliile organizației în foaia de pontaj: numele complet care indică codul OKPO (trebuie luat din documentele de înregistrare), statut organizațional și juridic (IP, LLC, CJSC, SA), precum și unitatea structurală (departamentul) pentru care se menține această fișă de pontaj (dacă este necesar).

Apoi, trebuie să introduceți numărul documentului pentru fluxul de document intern în coloana corespunzătoare și, de asemenea, să indicați perioada de raportare pe care o ia în considerare această foaie de pontaj.

Codurile numerice și alfabetice în foaia de pontaj

Această parte a foii de pontaj include codurile alfabetice și numerice utilizate pentru a completa informațiile necesare despre angajați, precum și decodarea acestora. Acestea trebuie introduse în partea principală a foii de pontaj pentru a reflecta pe scurt și în mod clar timpul petrecut efectiv de unul sau altul angajat la locul de muncă, precum și motivele absenței acestuia de la serviciu. Dacă specialiștii departamentului de resurse umane trebuie să introducă câteva coduri suplimentare în acest formular de pontaj, acestea pot fi dezvoltate independent și introduse în acest tabel.

Înregistrarea timpului de lucru în T-12

Această secțiune din fișa de pontaj este cea principală - este locul în care se ține evidența timpului de lucru. În primul rând, trebuie să introduceți numărul de serie al angajatului în prima coloană a acestei secțiuni, apoi, în a doua, numele complet (de preferință numele complet și patronimul pentru a evita confuziile și erorile). În a treia coloană trebuie să introduceți numărul de personal al angajatului care i-a fost atribuit în timpul angajării (este individual și nu se repetă).

Pentru fiecare angajat, foaia de pontaj are două rânduri - acestea conțin informații criptate despre prezența sau absența la locul de muncă în fiecare zi calendaristică a lunii. În plus, este necesar să se indice imediat motivul absenței de la serviciu, dacă a fost stabilit unul.

Motivul este indicat în rândul de sus, vizavi de numele complet al angajatului, iar în linia de jos numărul de ore efectiv lucrate, iar dacă angajatul nu a apărut la locul de muncă, celula de jos poate fi lăsată goală.

Următorul pas este de a calcula numărul total de ore și zile efectiv lucrate pentru perioade de două săptămâni, iar la sfârșitul tabelului - rezultatul calculelor pentru luna.

În acest caz, ar trebui să monitorizați cu atenție dacă numărul total de zile calendaristice dintr-o lună coincide cu numărul de zile lucrătoare, weekend-uri și sărbători indicate pentru fiecare angajat.

De spus că uneori cei responsabili cu completarea foii de pontaj introduc doar informații care se referă la zilele în care angajatul a lipsit de la locul de muncă. Cu toate acestea, această opțiune poate duce la erori de personal și de contabilitate, așa că nu este recomandabil să o folosești.

Data și semnăturile persoanelor responsabile

După completarea foii de pontaj, angajatul responsabil cu aceasta trebuie să-și indice funcția, precum și să pună o semnătură în celulele corespunzătoare cu o decriptare necesară. Bilanțul trebuie aprobat și de șeful unității structurale sau directorul întreprinderii - indicând și funcția și semnătura cu foaia matricolă. Ultimul lucru pe care trebuie să-l puneți este data pentru completarea foii de pontaj.

Fiecare companie și antreprenor care acționează în calitate de angajator, atunci când utilizează forța de muncă a angajaților, trebuie să țină cont de programul de lucru al acestora. Legislația prevede utilizarea unui formular special în aceste scopuri, numit fișă de timp de lucru. Responsabilitatea pentru completarea acestuia revine oficialilor responsabili.

Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că fiecare angajator, indiferent de forma sa de proprietate, trebuie să țină evidența orelor lucrate de angajații săi. Pentru lipsa pontajelor, sunt prevăzute sancțiuni administrative atât pentru organizație în sine, cât și pentru angajații săi responsabili.

O fișă de pontaj este un formular care conține informații despre zilele lucrătoare pentru fiecare angajat, precum și despre absențe de la serviciu din motive bune sau rele. Se poate face în două moduri:

1. Toate datele privind prezența sau absența angajaților sunt păstrate zilnic.
2. Datele sunt introduse în foaia de pontaj în caz de abatere, de ex. în caz de absență, neprezentare, întârziere etc.

Pe baza informațiilor din acest document, salariile sunt calculate pentru tot personalul companiei. Vă permite să monitorizați respectarea disciplinei muncii, precum și durata standard a săptămânii de lucru, durata și îndeplinirea sarcinilor în weekend.

Legislația stabilește o săptămână de 40 de ore pentru un loc de muncă de cinci zile și o săptămână de 36 de ore pentru un loc de muncă de șase zile. Cu o contabilitate rezumată, norma poate fi încălcată, principala cerință este ca aceasta să corespundă unei anumite sume pentru perioada de raportare, de exemplu, un trimestru.

Atunci când o companie primește o inspecție de la inspectoratul de muncă, principalul document pe care îl solicită este o fișă de timp de lucru. Este, de asemenea, principala sursă de generare a rapoartelor statistice privind forța de muncă și personal.

Procedura de utilizare a buletinului de calificare

Foile de pontaj sunt atribuite unui anumit angajat, care este controlat de șeful unității sale structurale. Înregistrările în buletinul de calificare se fac în fiecare zi.

Conform normelor legii, o entitate comercială are dreptul de a utiliza un formular în formularul T-12 sau formularul T-13, aprobat de Rosstat. Prima opțiune este utilizată atât pentru contabilizarea perioadei de muncă, cât și pentru calcularea salariilor. Al doilea document poate fi folosit dacă timpul de lucru este reflectat automat.

De asemenea, compania își poate dezvolta propriul document ținând cont de nevoile existente. În același timp, trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii. Programele de contabilitate a personalului conțin formulare unificate.

Completarea foii de pontaj se poate face manual sau folosind un computer. În acest din urmă caz, toate informațiile sunt introduse în program, iar formularul în sine este tipărit la sfârșitul lunii.

În acest caz, în buletinul de evaluare sunt utilizate denumiri speciale. Sunt alfabetice și numerice. De exemplu, munca unui angajat în intervalul normal este reflectată de litera Y sau codul 01. Documentul este introdus mai întâi cu codul, iar apoi cu durata muncii. Cifrele nu pot fi folosite doar așa; ele trebuie completate pe baza documentelor justificative sau altfel.

Foaia de pontaj reflectă tot timpul, inclusiv călătoriile de afaceri, vacanțele, concediile medicale etc. Puteți introduce codul pentru tipul de remunerație în foaia de pontaj, care este un cod digital din patru cifre. De exemplu, codul 2000 este folosit pentru salarii, 2010 pentru contracte civile, 2012 pentru concediu și compensare, 2300 pentru concediu medical etc.

Foaia de pontaj este închisă în ultima zi a lunii sau în ziua următoare. Persoana responsabilă îl înaintează șefului departamentului pentru verificare și semnătură, apoi îl transmite departamentului de personal. Serviciul de personal verifică informațiile din foaia de pontaj furnizată cu documente despre personal. După aceasta, foaia de pontaj este trimisă la departamentul de contabilitate pentru calculul salariului.

Trebuie avut în vedere că pontajul trebuie prevăzut în două părți, dintre care prima jumătate a lunii este prevăzută pentru calcularea unui avans, iar a doua jumătate pentru calcularea salariului integral pe baza rezultatelor lunii lucrate.

Documentul uzat este depus în dosare speciale, iar la sfârșitul anului este trimis la arhivă, unde poate fi păstrat până la cinci ani. Dacă firma, în conformitate cu o evaluare specială, are condiții de muncă dăunătoare și periculoase, acest formular trebuie păstrat până la 75 de ani.

Exemplu de foaie de timp

Vă rugăm să rețineți că pentru comoditate și pentru un conținut mai bun de informare al exemplului, am modificat ușor foaia de pontaj - unele linii au fost eliminate și unele au fost adăugate, dar sensul general nu a fost schimbat. La sfârșitul paginii puteți descărca exemple de foi de pontaj în format Excel.

Trebuie să începeți să completați din antetul documentului. Aici sunt indicate numele complet al companiei și codul acesteia conform directorului OKPO, pe rândul următor - pentru ce unitate structurală se întocmește acest raport.

Apoi se înregistrează numărul de serie al documentului, data întocmirii, precum și perioada pe care o acoperă (de obicei o lună calendaristică).

După aceasta, partea principală a documentului este completată.

Coloana 1 - numărul în ordinea rândurilor din acest tabel

Coloanele 2 și 3 - Numele complet. angajat, funcția acestuia, numărul de personal alocat.

Coloana 4 este utilizată pentru a înregistra prezența sau absența angajatului în fiecare zi. Pentru fiecare zi, sunt alocate două celule, una sub cealaltă - cea de sus conține o denumire de cod, de obicei sub forma unei litere sau un număr, cea de jos conține numărul de ore lucrate sau poate fi lăsată goală.

Codurile de bază pentru completarea prezenței:

• I – dacă salariatul a lucrat o zi întreagă de lucru.
• K – dacă angajatul se află într-o călătorie de afaceri.
• B – acest cod marchează weekend-urile și sărbătorile.
• OT – când salariatul se află în concediu anual de bază plătit.
• B – În caz de boală a salariatului (concediu medical) sau invaliditate temporară.
• ÎNAINTE - dacă angajatul a luat concediu fără plată (pe cheltuiala proprie).
• P – concediu acordat unei angajate cu ocazia sarcinii si nasterii.
• OZH – concediu de îngrijire a unui copil sub 3 ani.
• NN - în cazul în care un angajat nu se prezintă la serviciu din motive necunoscute. Puteți fie să lăsați un spațiu liber, fie să indicați acest cod până când motivul absenței este clarificat, dacă acestea sunt valide, atunci va trebui să introduceți un cod corespunzător motivului;

Coloana 5 indică câte zile și ore au fost lucrate pentru fiecare jumătate a lunii - zile în sus, ore în jos.

Coloana 6 indică aceleași date, dar pentru întreaga lună.

Coloanele 7-9 sunt folosite pentru a indica informații destinate calculării salariului. Dacă toți angajații incluși în foaia de pontaj folosesc același cod de salariu și același cont corespunzător, atunci în antetul acestui tabel trebuie să completați coloanele corespunzătoare cu același nume. În acest caz, coloanele 7-8 direct din linia angajatului rămân goale și trebuie să indicați doar datele în coloana 9.

Dacă în cursul lunii codurile și conturile angajaților diferă, atunci în coloana 7 este indicat codul digital corespunzător tipului de remunerare solicitat. În continuare, în coloana 8 trebuie să introduceți numărul contului conform Planului de Conturi, care corespunde acestui tip de plată. Coloana 9 indică numărul de zile sau de ore care au fost lucrate conform tipului de plată înregistrat.

Codurile salariale de bază:

• 2000 – la plata salariilor în baza contractelor standard de muncă și a indemnizațiilor de călătorie.
• 2010 – în cazul plății pentru muncă în baza contractelor civile.
• 2012 – dacă salariatului i se plătește concediu de odihnă.
• 2300 – la plata concediilor medicale și a indemnizațiilor de invaliditate temporară.

În coloanele 10-13, sunt introduse informații despre absența angajatului de la locul de muncă - aici trebuie să indicați codul corespunzător motivului, precum și câte zile sau ore se aplică.

În partea de jos a foii de pontaj din stânga se află numele de familie, funcția și semnătura personală a persoanei care a completat-o. Vis-a-vis de el, în dreapta, documentul este semnat de șeful secției pentru care s-a întocmit buletinul și angajatul departamentului de personal indicând datele acestora. Data semnării de către fiecare dintre persoanele responsabile este indicată aici.

Nuanțe

La foaia principală de pontaj poate fi adăugată o foaie suplimentară, care trebuie completată pentru angajat la concedierea acestuia. La sfârșitul lunii, se atașează la fișa generală de pontaj, în care se face o înscriere pentru salariatul pensionar „Concediat”.

Absența angajatului de la serviciu

Dacă un angajat nu se prezintă la serviciu dintr-un motiv necunoscut, atunci în coloana 4 a foii de pontaj trebuie să introduceți codul „NN” sau „30” - „Absențe din motive necunoscute”. După ce angajatul confirmă motivul absenței - concediu medical, absenteism etc., se fac corecții la foaia de pontaj și se schimbă codul „NN” cu cel corespunzător motivului absenței.

Boală în timpul vacanței

Dacă un angajat s-a îmbolnăvit în timpul concediului anual și la întoarcerea din acesta a adus concediu medical, în acest caz zilele de boală indicate în buletinul de evaluare sunt marcate cu codul (B) în locul zilelor marcate de concediu (OT). În acest caz, concediul va fi prelungit pe durata bolii salariatului.

Sărbătoare în timpul vacanței

Dacă, în conformitate cu calendarul de producție, sărbătorile cad în perioada vacanței, de exemplu sărbătoarea mai, atunci aceste zile nu sunt incluse în vacanță - trebuie introdus codul (B). Zilele rămase sunt, de asemenea, marcate cu codul corespunzător (OT). Deci, de exemplu, o vacanță poate cădea de Ziua Rusiei dacă este luată din 11 iunie până în 18 iunie. În acest caz, data de 13 iunie este marcată cu codul (B).

Alena | 26-07-2017, ora 17:24
Face pentru 30 de persoane.

Andrei | 10-04-2017, 16:44
Îmi propun automatizarea bilanțurilor formularelor T12 și T13, precum și mini-training. Nu vei regreta. Totul este foarte simplu - raportul în sine și tabelul rezumativ al acestuia. tel. 8 906 77 456 12 Andrei

Olga | 5-10-2016, 17:38
Programul are un calendar de producție incorect și nu ține cont de orele de lucru scurtate înainte de sărbători. Toate acestea trebuie editate în programul în sine. În plus, în versiunea gratuită, formularele tipărite sunt afișate mai întâi imediat, apoi cu o întârziere de 50 de secunde, apoi 60 de secunde..... Nu vreau să cumpăr programul din motivele expuse mai sus.

Lena | 14-01-2015, ora 18:30
În versiunea gratuită poți avea doar 16!!! angajati. Ar trebui să avertizăm despre asta în avans))) Urât. Ca o chestiune de principiu, nu voi plăti pentru înșelăciune.

Serghei Anatolevici | 28-06-2014, 20:10
Multe servicii similare au fost dezvoltate acum. Pe lângă urmărirea timpului de lucru, acestea au multe funcții diferite. Managerul poate monitoriza, de asemenea, munca angajaților, modul în care aceștia efectuează serviciile de muncă, iar prin analizarea e-mailului, a corespondenței ICQ sau a capturilor de ecran, poate fi prevenită scurgerea de informații confidențiale. Toate aceste funcții sunt disponibile în sistemul de monitorizare a personalului de securitate bitcop. Rapoartele sunt furnizate în timp real.

Contabil | 25-12-2013, ora 13:48
Programul este pur și simplu super! Exact ceea ce ai nevoie, fără bătăi de cap inutile. Multumesc mult autorului!

Galya | 5-02-2013, 10:56
Am descărcat programul de pontaj și nu pot intra într-o nouă organizație, foaia de pontaj iese cu numele: organizație neînregistrată

Alexandru | 5-02-2012, ora 21:39
Vă mulțumesc foarte mult pentru program, sper cu adevărat că va ajuta, chiar și într-o versiune trunchiată.

Iulia Eliseeva | 22-09-2011, ora 16:15
Super program! Formează totul rapid și completează automat. Mulțumesc autorului. Desigur, limitarea versiunii gratuite cu incapacitatea de a schimba numele organizației complică puțin munca, dar, în principiu, poate fi rezolvată prin crearea unei noi foi în Excel și copierea datelor (formularul T-13 : copiați primele treisprezece rânduri ale tabelului, pe noua foaie facem „lipire lățime specială a coloanei”, apoi „valoare”, „format”, introduceți numele dvs., iar din rândul 14 doar copiați și lipiți)

Eleanor | 7-03-2011, ora 01:02
Unde ar trebui să introduc numele SRL-ului? Și unde să ajusteze programul de lucru pentru femei, ele lucrează 7 ore.....

Elena | 27-01-2011, ora 13:28
Totul este în regulă, dar pur și simplu nu îmi pot da seama unde trebuie introdus numele organizației?

Alexandru | 9-11-2010, ora 15:08
Din păcate, programul este scris în codificare Anish și, prin urmare, nu funcționează pe Windows, unde limba principală nu este rusă. Este ciudat să descopere o problemă din 2001 în pragul anului 2011: (am instalat programul, dar nu l-am putut folosi - în loc de litere rusești, au fost doar squiggles.

Tatiana | 2-11-2009, ora 00:07
Ei bine, de ce doar până la 20 de persoane?!! Dacă sunt 21 sau unii dintre ei sunt concediați. cum sa fii??? Cum se introduce numele organizației? Un fel de folosire pe jumătate.

Legislația muncii obligă angajatorii să țină evidența timpului lucrat de angajați. Organizațiile, indiferent de statutul juridic, și antreprenorii individuali trebuie să țină cont de orele lucrate. În special în acest scop, Comitetul de Stat de Statistică a elaborat și aprobat formulare ale Fișei de pontaj N T-12 și N T-13.

Vă vom oferi instrucțiuni pentru completare, care vă vor ajuta să reflectați corect datele și să utilizați rațional foaia de pontaj.

De ce ai nevoie de o foaie de pontaj?

Fișa orarului de lucru, aprobată prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1, ajută serviciul personalului și departamentul de contabilitate al întreprinderii:

• ia in calcul timpul lucrat sau nelucrat de angajat;
• controlează respectarea programului de lucru (prezență, absență, întârziere);
• să aibă informații oficiale despre timpul lucrat de fiecare angajat pentru calcularea salariilor sau întocmirea rapoartelor statistice.

Acesta va ajuta contabilul să confirme legalitatea acumulării sau neacumulării salariilor și a sumelor de compensare pentru fiecare angajat. Ofițerul de resurse umane trebuie să urmărească prezența și, dacă este necesar, să justifice penalitatea aplicată angajatului.

O fișă de pontaj se referă la formele de documente care sunt eliberate unui angajat la concediere, împreună cu un carnet de muncă la cererea acestuia (articolul 84.1 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Este de remarcat faptul că formele unificate ale foilor de pontaj N T-12 și N T-13 nu sunt necesare pentru utilizare începând cu 1 ianuarie 2013. Cu toate acestea, angajatorii sunt obligați să țină evidențe (Partea 4 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). Organizațiile și antreprenorii individuali pot folosi alte modalități de a controla timpul petrecut de angajați la locul de muncă. Dar, de fapt, formatul de formular dezvoltat de Gostkomstat este destul de convenabil și continuă să fie folosit peste tot.

Cine păstrează foaia de pontaj în organizație

Conform Instrucțiunilor de utilizare și completare a formularelor documentelor contabile primare:

• fișa de lucru pentru anul 2019 este întocmită și menținută de o persoană autorizată;
• documentul este semnat de șeful departamentului și angajatul HR;
• după care se transferă la departamentul de contabilitate.

După cum vedem, regulile nu stabilesc poziția angajatului care păstrează foaia de pontaj. Conducerea are dreptul de a numi pe oricine să îndeplinească această sarcină. Pentru a face acest lucru, se emite un ordin care indică funcția și numele persoanei responsabile. Dacă nu se emite un ordin de numire a unui astfel de angajat, atunci obligația de a ține evidența trebuie specificată în contractul de muncă. În caz contrar, este ilegal să ceri unui angajat să țină evidențe. În organizațiile mari, un astfel de angajat este numit în fiecare departament. Acesta completează formularul în termen de o lună, îl dă șefului de compartiment spre semnare, care, la rândul său, după verificarea datelor, transmite formularul ofițerului de cadre. Angajatul departamentului HR verifică informațiile, completează documentele necesare muncii sale în baza acesteia, semnează foaia de pontaj și o transmite contabilului.

În companiile mici, un lanț atât de lung nu este urmat - fișa contabilă este ținută de un angajat al personalului și apoi transferată imediat la departamentul de contabilitate.

Care este diferența dintre formularele N T-12 și N T-13 Foile de pontaj?

Două forme aprobate de subiecte diferă, una dintre ele (T-13) este utilizată în instituții și companii în care este instalat un turnichet special - un sistem automat care controlează prezența angajaților. Iar formularul T-12 este considerat universal și conține, în plus, o Secțiune 2 suplimentară. Poate reflecta decontări cu angajații privind salariile. Dar dacă compania efectuează decontări cu personalul ca tip separat de contabilitate, secțiunea 2 rămâne pur și simplu goală.

Completarea unei foi de pontaj

Există două moduri de a completa foaia de pontaj:

• umplere continuă - toate aparițiile și absențele sunt înregistrate în fiecare zi;
• completarea prin abateri - se notează doar întârzierile și neprezentările.

Să dăm ca exemplu instrucțiuni pentru completarea formularului T-13 folosind metoda de umplere continuă.

Pasul 1 - denumirea organizației și unității structurale

În partea de sus, introduceți numele companiei (numele complet al antreprenorului individual) și numele unității structurale. Acesta ar putea fi un departament de vânzări, un departament de marketing, un departament de producție etc.

Pasul 2 - Cod OKPO

OKPO este un clasificator integral rus de întreprinderi și organizații. Conținut în bazele de date Rosstat, este format din:

• 8 cifre pentru persoane juridice;
• 10 cifre pentru antreprenorii individuali.

Pasul 3 - numărul documentului și data întocmirii

• Numărul documentului este atribuit în ordine.
• Data întocmirii este de obicei ultima zi a lunii de raportare.

Pasul 4 - perioada de raportare

Fișele de pontaj se depun pe lună - perioada de la prima până la ultima zi a lunii august în cazul nostru.

Pasul 5 - informații despre angajați

Se completează un rând separat pentru fiecare angajat al departamentului.

• Numărul de serie din buletinul de calificare.
• Numele și funcția angajatului.

• Un număr de personal este atribuit fiecărui angajat și este utilizat în toate documentele contabile interne. Acesta este reținut de către angajat pe întreaga perioadă de muncă în organizație și nu este transferat unei alte persoane timp de câțiva ani după concediere.

Pasul 6 - informații despre prezență și numărul de ore

Pentru a completa informații despre prezența și absența angajaților, sunt folosite simboluri abreviate. O listă a acestora o veți găsi la sfârșitul articolului într-un paragraf separat. În exemplul nostru pentru angajatul Petrov A.A. 4 abrevieri folosite:

• I - prezență (în cazul prezenței, numărul de ore lucrate se înregistrează în celula de jos);
• B - zi liberă;
• K - călătorie de afaceri;
• OT - vacanță.

Pasul 7 - numărul total de zile și ore pentru lună

• În coloana a 5-a indicați numărul de zile și ore lucrate pentru fiecare jumătate de lună.

• În coloana a 6-a - numărul total de zile și ore pentru lună.

Pasul 8 - informații pentru salarizare

Codul tipului de plată determină tipul specific de plată în numerar, criptat în cifre. Pentru o listă completă de coduri, consultați sfârșitul articolului. Exemplul folosește:

• 2000 - salariu (salarii);
• 2012 - plata concediului.

• Contul corespondent este un cont contabil din care sunt anulate costurile pentru un anumit tip de remunerație. În cazul nostru, contul pentru anularea salariilor, a indemnizațiilor de călătorie și a plăților de concediu este același.

• Coloana 9 indică numărul de zile sau de ore lucrate pentru fiecare tip de remunerație. În cazul nostru, zilele de prezență și călătoriile de afaceri sunt introduse în celula de sus, iar zilele de vacanță sunt introduse în celula de jos.

Dacă un singur tip de remunerație (salariu) este aplicabil tuturor angajaților în cursul lunii, atunci codul tipului de plată și numărul de cont sunt scrise în partea de sus, coloanele 7 și 8 sunt lăsate goale, indicând doar zilele sau orele lucrate. în coloana 9. Astfel:

Pasul 9 - informații despre motivele și ora neprezentării

Coloanele 10-12 conțin codul pentru motivul absenței și numărul de ore de absență. În exemplul nostru, angajatul a lipsit timp de 13 zile:

• 3 zile - din cauza unei călătorii de afaceri;
• Am fost in vacanta de 10 zile.

Pasul 10 - semnăturile persoanelor responsabile

Fisa contabila se semneaza la sfarsitul lunii:

• angajat responsabil de întreținere;
• șef de departament;
• muncitor de personal.

Cum să marchezi vacanța pe o foaie de pontaj

Înainte de a marca vacanța pe foaia de pontaj, este important să cunoașteți următoarele puncte:

• ce tip de concediu să indicați;
• perioada de concediu - de la ce data pana la ce data se odihneste angajatul;
• ce metoda se foloseste pentru completarea pontajului - se inregistreaza continuu sau numai abaterile?

Diferite tipuri de concedii sunt indicate în buletinul de evaluare prin următoarele abrevieri:

	concediu obișnuit plătit
	suplimentar plătit
	administrativ (fara economisirea salariului)
	educațional cu salariul reținut
	formare la locul de muncă (zi scurtată)
	educațional fără a economisi salariul
	pentru sarcină și naștere
	îngrijirea copiilor până la 3 ani
	fără a economisi salariul în cazurile prevăzute de lege
	suplimentar fără a economisi salariul

Când utilizați ambele metode de completare a unei foi de pontaj, este aplicat un simbol de vacanță pentru fiecare zi în care angajatul este absent. Doar că, atunci când se folosește metoda continuă, zilele rămase sunt umplute cu prezențe (codul condiționat „I”), iar atunci când se utilizează metoda de luare în considerare a abaterilor, acestea rămân goale.

Alte denumiri și coduri din tabel

Prezentăm desemnările literelor folosite în foaia de pontaj sub formă de tabele.

Prezența la locul de muncă:

Absența de la locul de muncă:

	invaliditate temporară (concediu medical) cu plata indemnizaţiilor
	invaliditate temporară fără plata indemnizației
	scurtarea programului de lucru în cazurile prevăzute de lege
	absenteism forțat din cauza înlăturării ilegale (concediere)
	neprezentarea în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor de stat (publice).
	absenteism fără un motiv întemeiat
	modul part-time
	weekenduri și sărbători legale
	zi liberă suplimentară plătită
	zi liberă suplimentară neplătită
	grevă
	motiv necunoscut al absenței
	oprire din vina angajatorului
	timp de nefuncţionare din motive independente de voinţa oricui
	nefuncţionare din vina angajatului
	suspendare de la muncă (plătită)
	concediere fara retinere a salariului
	suspendarea muncii în caz de întârziere a salariului

Vom da doar codurile digitale de bază ale tipurilor de remunerare(Lista completă se află în Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 13 octombrie 2006 N SAE-3-04/706@):

Eșantion de foaie de timp completată

Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 91) stabilește obligația angajatorului de a ține evidența timpului lucrat de angajați. În acest scop, sunt prevăzute formulare unificate ale fișei de timp de lucru pentru anul 2019 (TURV), aprobate prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 5 ianuarie 2004. Utilizarea acestor formulare nu este obligatorie, astfel încât angajatorul își poate elabora proprii. Formularul nr. T-13 este folosit cel mai des, deoarece este folosit pentru procesarea automată a acreditărilor. Mai jos este formularul foii de lucru 2019.

Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 martie 2015 nr. 52n a aprobat formularul OKUD 0504421 pentru utilizare de către autoritățile publice (organisme de stat), organe administrației publice locale, organe de gestionare a fondurilor extrabugetare de stat, de stat (municipale) instituţiilor. Același ordin determină procedura de completare și aplicare a acestuia. Vă sugerăm să alegeți cea potrivită și să descărcați foaia de pontaj (formular simplu).

Formularul T-12

Formularul T-13

Formular OKUD 0504421

Cum să înregistrezi timpul lucrat

Pentru orice durată a zilei de lucru, indiferent de modurile stabilite, timpul de lucru poate fi reflectat în tabelul contabil în două moduri:

• metoda de înregistrare continuă a prezenței și absenței de la serviciu;
• prin înregistrarea doar a abaterilor (neprezentări, ore suplimentare etc.).

Dacă durata zilei de lucru (schimbului) rămâne neschimbată, se pot înregistra doar abateri, întrucât termenii contractului de muncă sau regulamentele interne de muncă determină numărul de ore de lucru pentru fiecare zi de muncă.

În cazul în care numărul de ore lucrate în diferite zile (ture) poate fi diferit, de exemplu, la înregistrarea timpului total lucrat, trebuie utilizată metoda de înregistrare continuă. Aceasta va permite, după încheierea perioadei contabile, identificarea eventualelor ore suplimentare, precum și ajustarea implicării ulterioare a salariatului în muncă în limitele normei de durată a timpului lucrat stabilită pentru această categorie.

Notele pe foaia de lucru despre motivele absenței de la serviciu, a muncii cu fracțiune de normă sau la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru redus etc. se fac pe baza unor documente întocmite în mod corespunzător (certificat de incapacitate de muncă, adeverinta de indeplinire a atributiilor de stat sau publice, avertisment scris cu privire la timpul nefunctional, cerere de munca cu fractiune de norma, acordul scris al angajatului in cazurile stabilite de lege etc.).

Cum se completează calendarul timpului de lucru (foaia) pentru 2019

La compilare, trebuie să vă ghidați de Instrucțiunile pentru utilizarea și completarea formularelor de documentație contabilă primară pentru înregistrarea forței de muncă și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1 (denumită în continuare: ca Instrucțiuni). În acest caz, ele sunt folosite. Deci, atunci când se reflectă timpul lucrat, se introduce un cod alfabetic (I) sau numeric (01) vizavi de numele de familie al angajatului, iar durata muncii este indicată în rândurile inferioare. Dacă munca conform programului cade noaptea, atunci este posibil să completați formularul cu coloane pentru a indica detaliile necesare.

Exemplu de completare a formularului OKUD 0504421

Cine completează foaia de pontaj?

Fișa de pontaj, al cărui formular necompletat îl puteți descărca mai sus, este completată de o persoană autorizată. În cazul în care TURV pentru fiecare divizie a organizației se menține separat, atunci este indicat ca, la desemnarea unei persoane responsabile, să se emită un ordin în care să se indice funcția, prenumele, prenumele, patronimul angajatului responsabil cu întocmirea fișei de pontaj pentru fiecare. diviziunea structurală și persoana care îl înlocuiește în timpul absenței sale.

Exemplu de ordin pentru numirea unui responsabil

Weekend-uri și sărbători în buletinul pentru 2019

Acestea sunt reflectate în conformitate cu, care ia în considerare toate sărbătorile stabilite și transferurile acestora în conformitate cu Decretele Guvernului. Zilele libere pentru diferite categorii de salariați variază în funcție de programul de lucru stabilit pentru aceștia. Codul contabil de sărbători din document poate fi diferit. Depinde cum plătește organizația pentru aceste zile și pe ce bază sunt furnizate.

O zi liberă în conformitate cu programul angajatului este indicată printr-o literă (B) sau un cod numeric (26). Nu afectează salariile stabilite.

Dacă, la inițiativa companiei, angajații primesc o zi liberă suplimentară, iar compania le reduce rata lunară de muncă, atunci angajații primesc un salariu integral, iar aceste zile nu sunt plătite de companie. Pentru astfel de zile, foaia de pontaj conține un cod alfabetic (B) sau numeric (26).

Un alt caz în care o companie stabilește o zi liberă suplimentară este atunci când angajații merg într-o zi liberă, iar compania plătește aceste zile în funcție de medie. Se pare că lucrătorii primesc un salariu pentru zilele lucrate și un salariu mediu pentru zilele libere plătite suplimentare. Pentru un astfel de caz, raportul furnizează un cod alfabetic (OB) sau numeric (27).

Perioada de depozitare a foilor de pontaj

Un astfel de tabel contabil este un document de personal referitor la organizarea muncii, pentru care art. 22.1 din Legea arhivistiștilor stabilește o perioadă specială de păstrare și anume:

• cinci ani de la sfârșitul anului în care a fost întocmit, dacă fișa de pontaj a luat în considerare doar munca acelor salariați care lucrează în condiții normale de muncă;
• 50 de ani de la data întocmirii TURV, dacă s-a luat în considerare munca salariaților care desfășoară activități dăunătoare sau periculoase.

Contabilitate si impozite

Pe baza datelor indicate în tabel, departamentul de contabilitate calculează salariile și diverse beneficii. Aceste date afectează și plata impozitelor. Să fim atenți la principalele riscuri.

La trecerea controalelor fiscale, inclusiv a impozitului pe venit, compania trebuie să furnizeze date fiabile cu privire la numărul de zile și ore lucrate de fiecare angajat pentru a confirma corectitudinea angajărilor. Dacă se constată încălcări, cuantumul impozitului pe venit indicat în procesele-verbale va fi considerat incorect, ceea ce va atrage aplicarea de penalități.

Pe baza câștigurilor angajatului, organizația, în calitate de agent fiscal, trebuie să afle dacă această persoană este rezident fiscal al Federației Ruse pentru a utiliza rata de impozitare corectă în calcul. Este buletinul care va putea confirma prezența efectivă a angajatului în țară. Această caracteristică ar trebui să fie luată în considerare în special de către acei angajatori care trimit angajați în călătorii de afaceri în Belarus sau Kazahstan, deoarece la trecerea acestor frontiere, nu se fac semne în pașaportul cetățeanului. În cazul în care apare un litigiu, compania va putea dovedi că a aplicat cota corectă, a reținut și a perceput integral impozitul pe venitul personal.

Completarea corectă a pontajului garantează companiei capacitatea Fondului de Asigurări Sociale de a număra cheltuielile cu concediul medical, deoarece nu va fi posibilă confirmarea oficială a numărului de zile lucrate, care sunt extrem de importante la calcularea acestor sume.