Ежедневно госслужащие отвечают на множество обращений, поступающих от горожан. Составлять официальные письма дело не простое, требуются дополнительные знания. Как научиться делать это грамотно, быстро, используя доступный и понятный язык? МГУУ Правительства Москвы знает рецепт и уже два года обучает столичных чиновников основам деловой переписки. В 2015 году одна из популярных программ повышения квалификации – – претерпела изменения. Она стала лучше и интереснее.
Вооружившись ноутбуками и учебными пособиями, госслужащие усердно выполняют задания. Учатся анализировать запросы горожан, составлять структуру письменного ответа, упрощать сложные грамматические конструкции, формулировать позитивные утверждения и даже правильно читать необоснованные жалобы.
«Чтобы дать адекватную обратную связь, проанализируйте жалобу и отделите эмоции от фактов, – учат тренеры МГУУ Правительства Москвы. – Эмоции мешают понять суть запроса. Выделите факты, вызвавшие недовольство человека, и его конкретные требования».
Вступление, краткий ответ, позитивное завершение. Структура ответа на необоснованную жалобу проста и отличается от других официальных писем. Он должен быть кратким, нейтральным, без выражения признательности за обращение. Однако завершение должно быть лаконичным и всегда позитивным. Важно отметить, что ситуация соответствует законодательству или является следствием позитивных изменений. Стоит приводить результаты деятельности Правительства Москвы, делать ссылки на нормативно-правовые акты и источники на сайтах департаментов, префектур, управ. Можно даже предложить автору письма участвовать в проектах и помочь улучшить ситуацию, которой он недоволен.
«Проанализируйте письмо». Для чего?
Чиновникам всегда рекомендуют использовать единый алгоритм действий: проанализировать получателя и определить цели его запроса, построить структуру письма, оформить его (стиль, язык), проверить перед отправкой.
Каковы требования человека? Каковы его интересы? Что должен содержать ответ, который он ждет? Как вы считаете, что для него будет убедительным – конкретные цифры и факты или расширенная информация, описывающая действия органа власти? Сделав правильный анализ, можно быстро определить, какой дать ответ. От этого зависит, будет ли достигнута ваша цель – удовлетворение запроса получателя.
Правило 4Р
Можно научиться писать ответы быстро, если использовать правило 4Р: «Резюме. Решение. Разъяснение. Рекомендации». Структура письма должна включать в себя:
Как сделать текст проще?
«Мы всегда рекомендуем ставить себя на место получателя, – говорит заместитель начальника Управления обучения государственных и муниципальных служащих Наталья Грызунова . – Тогда будет понятно – легко ли читается текст. Если в предложении более 20–25 слов, его лучше разделить на два или более простых предложений. Стоит избегать сложных формулировок и непонятных аббревиатур. Надо стремиться донести до адресата важную информацию доступным языком».
18-часовое обучение проходит в формате тренинга. Разбор типичных ошибок в подготовке официальных ответов проходит на примерах из практики чиновников. Подробно рассматриваются трудные случаи правописания и расстановки знаков препинания.
Для того чтобы слушатели могли лучше усвоить учебный материал, численность группы в этом году решено уменьшить. Раньше в ней было 40 человек, теперь 20, и работают они не в четверках, а в парах. Это помогает эффективнее отработать практические занятия. В учебном курсе стало больше кейсов – примеры официальных писем, в которых необходимо исправить ошибки или улучшить текст.
«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий
Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.
Так чем отличается просто письмо от делового письма?
Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.
Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.
Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:
1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?
Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.
Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:
1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.
Например:
Исх. № 01 от 20.04.2012
на Вх. №01 — РиК от 01.01.1930
Директору
ООО «Рога и Копыта»
Бендеру О. И.
«О партии бракованных рогов,
поставленных 01.01.1930г.»
Уважаемый Остап Ибрагимович,
2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее время...» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.
3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой — «Искренне Ваш,…».
Например:
Искренне Ваш,
Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко
Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.
5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.
Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.
Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:
1. Закон тождества — понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;
2. Закон противоречия — «не противоречь сам себе»;
3. Закон исключенного третьего — «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».
Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость — сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.
И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух ).
Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!
В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!
Если вам понравилась статья, поделитесь с друзьями, нажмите нужную кнопку!
Деловое письмо - инструмент, который влияет на то, как нас воспринимает начальство, клиенты, партнеры или потенциальные работодатели. Статья отвечает на вопрос, как развить навыки составления делового письма, содержит рекомендации, схемы, примеры.
Как всякое боевое искусство умение писать письма синтезирует разнообразные техники и приемы, учитывает психологические аспекты развития личности.
Что требуется знать перед написанием делового письма?
В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.
Лихтенберг Георг Кристоф
Работа над деловым письмом начинается с ваших ответов на вопросы:
Кто ваш адресат и что вы о нем знаете?
- Сфера деятельности компании?
- Вы знакомы с тем, кому адресуете письмо?
- Что вы знаете о человеке, которому адресуете письмо?
- Что для него важно?
Почему необходимо ответить на все эти вопросы:
- так вы установите психологический контакт с вашим адресатом
- быстрее достигнете желаемого результата
У адресного письма больше шансов на ответ, ведь имя для человека - самое важное для него слово.
Имя адресата, напечатанное или написанное на бумаге, доставляет ему положительные эмоции, поскольку
- подтверждается факт существования человека как личности
- поднимает его самооценку
Личное знакомство с адресатом и внимательное изучение его поведения позволит вам разговаривать с ним на одном языке.
Важно: Люди всегда относятся лучше к тем, кто на них похож.
Какова цель вашего письма?
Вы собираетесь:
- просить об одолжении
- отказать в просьбе
- предложить услугу/товар
- предъявить претензию
Важно: Если вы собираетесь использовать лесть как механизм воздействия на адресата - льстите искренне. Искренний комплимент всегда доставляет удовольствие людям с высокой самооценкой. Люди с заниженной самоценкой воспринимают лесть негативно!
В чем именно вы собираетесь убедить вашего адресата?
- Как, с вашей точки зрения, должен поступить человек, которому вы пишите?
- Каких действий вы от него ждете?
Цели определены - пришло время подумать об аргументах
- Какие именно аргументы вы готовы представить? Чем они подтверждены?
- Какой из аргументов может заинтересовать адресата?
- В чем заключается лично ваш интерес?
- Насколько расходятся ваши с адресатом интересы?
- Каким может быть компромиссное решение?
Основные правила грамотного написания делового письма
Правила составления деловых писем достаточно простые.
Правило 1: Образ
Важно: Человек, читающий ваше письмо, не знает вас лично! Ваше письмо должно формировать цельный и симпатичный образ
Благодаря удачно выбранному образу в письме вы будете влиять на своего визави на уровне подсознания.
Пять «безотказных» образов:
Образ влиятельного человека привлекает многих, однако, членами клуба «сильных мира» являются не все. Если вы заручились поддержкой такого человека и имеете этому не только устное, но и письменное подтверждение (например, письмо), смело ссылайтесь на этот факт в процессе общения со своим визави. В обратном случае вам придется прорабатывать другие образы.
Важно: Протежирование влиятельного человека предполагает использование в письме достаточного жесткого стиля изложения
Правило 2: Структура
Блочная структура - самая удобная для деловых писем
Правило 3: Лид-абзац
Лид-абзац- несколько предложений, которые предшествуют преамбуле
Что уместно в лид-абзаце:
1. Искренняя лесть и комплименты в сторону адресата
- Я только, что прочитал вашу книгу, и она произвела на меня огромное впечатление
- Я слышал о вас как о человеке, который оказывает поддержку талантливой молодежи
- Ваши подчиненные отзываются о вас как о прекрасном руководителе
Правило 4: Употребление корректных этикетных форм
Правило 5: Грамотность
Почему важна грамотность, объясняют в школе:
Правило 6: Краткость — сестра таланта, или почему чем меньше слов, тем больше смысла?
Значительная мысль, выраженная в сжатой форме, приобретает вид мудрости, подобно тому, как уже в семени прозревает большое дерево.
Деметрий Фалерский
Интересный факт. Понятие «лаконичность» ввел в литературу Платон в IV веке до н.э. Большинство из нас до сих пор пытается научиться выражать свои мысли лаконично.
Важно: Ваш адресат - занятой человек. Ему некогда читать романы в письмах. Помните об этом, составляя текст письма.
Редактируя черновой вариант текста, смело избавляйтесь от лишних слов. Больше о стоп-словах вы умажете узнать, просмотрев видео «Максим Ильяхов: Простые правила сильного текста» в конце статьи.
Правило 7: Конкретика в деловом письме — ваш козырь
В деловом мире - правда всегда лучше откровенного вранья или небольшой брехни. Письма без фактов автоматически отправляются в папку «спам» или мусорную корзину.
Но ведь у вас другая задача?
Вы составили письмо:
Ваш адресат прочитал следующее:
Вы написали 41 слово. Из них - только 4 слова-факта действительно важны для адресата. Впечатляет? Вашего адресата такая статистика точно не впечатлит!
Что делать?
Редактировать:
Правило 8: Тема письма
Отсутствие темы письма свидетельствует о вашей неопытности!
Тема должна быть запоминающейся, «цепляющей».
Совет. Когда вы обдумываете тему своего письма, помните: «цепляют» преимущества, которые вы готовы предложить.
Правило 9: Деловое письмо — деловой стиль. Почему нельзя использовать другие стили?
Потому что это будет уже совсем не деловое письмо.
Примеры деловых информационных писем
Правильно составленное деловое информационное письмо имеет следующий план:
Пример письма:
Какие психологические приемы можно использовать в деловом письме?
1. Тактика «Причина»
- Четко и ясно объясните причины вашего обращения именно к этому человеку
- Аргументируйте, почему он должен оказать вам помощь, в чем заключаются преимущества помощи именно вам
2. Тактика «Повторение»
Деловое предложение, призывы к действию, просьба повторяются в нескольких блоках письма по-разному
3. Тактика «Предположение»
Такая тактика интригует адресата, но не всегда уместна. Предположение трудно подтвердить фактами. Если вы рискуете и высказываете предположение, будьте готовы, что со временем вам придется отвечать за свои слова
4. Тактика «Утверждение»
В тексте письма используются только утвердительные предложения, создающие эффект истинности
Как быстро научиться писать деловые письма? Практика и еще раз практика
- Пройти специальный тренинг
- Читать специальную литературу и заниматься самообразованием
- Много практиковаться
Что может испортить ваше письмо? Видео
Яркой иллюстрацией плохого письма является видео «Для тренинга «Деловое письмо». Фильм «Трое из Простоквашино».
Письмо могут испортить:
- несогласованность структурных блоков
- отсутствие логики в изложении
- многословность
- отсутствие фактов
- наличие ошибок
- неаккуратность оформления и т.д.
Видео: «Для тренинга «Деловое письмо». Фильм «Трое из Простоквашино»
Почему деловое письмо не имело силы? Где вы допустили ошибку?
- Ваше письмо не удалось просмотреть за 30 секунд и определить степень его важности
соответственно
- Ваше письмо показалось адресату не очень важным
Статистика: средний руководитель получает 100-200 писем в день
Важно: Основная мысль вашего послания излагается в начале текста! И только потом идет объяснение основной мысли
Ознакомьтесь с готовым видео материалом на тему деловых писем
Видео: Максим Ильяхов. Простые правила сильного текста
Видео: Как написать продающее письмо? Вебинар WebPromoExperts#130
Видео: Хитрости убеждающих и продающих писем
Видео: Преимущества и недостатки деловых писем - Антон Краснобабцев
В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.
Структура делового письма
Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.
Составление бумажного делового письма
Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:
- Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
- Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
- Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
- Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».
После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:
- После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
- Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
- Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.
А как правильно оформить деловое электронное письмо?
Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом: 
Статья для тех, кто хочет научиться писать
эффективные письма.
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения
? Как выстроить структуру
письма? Какие существуют приёмы
для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц
.
О письменном общении и о книге
Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы ).Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.
Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение :
«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит :
"… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше."
Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной " ". Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.
«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.
Книга оказалась очень крутой.
Во-первых, издательство - «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.
Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.
Формальный - для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.
Личный:
«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» -этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:
«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».
Библиотека примеров из книги
Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание - нужна регистрация!).
Пишем письмо-отказ
Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.
Главное в отказе - показать, что письмо адресата внимательно прочли , что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата , в духе «и в этом вы хороши, и в том - всего одного маленького шажка не хватило...».
После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства , желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте...»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой . В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.
Предъявляем претензию
Письмо-претензия - послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться , - а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.
Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.
Во-первых, самое важное - критиковать действия, а не адресата (как вариант - саму компанию, а не адресата). Сравните:
«Вы не отгрузили конструкции в срок»и
«Строительные конструкции не были отгружены в срок».В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.
«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они - реальная необходимость, а не просто наша прихоть).
И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.
Признаем вину
Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание - после того, как нам на него указали.
При признании своей вины важно мыслить позитивно . Вместо того чтобы
«сообщать о невозможности своевременно выполнить...»,можно
«сообщить о сложностях с выполнением...».
Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях .
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.
При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия
и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления
(приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).
В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца .
Пишем письмо-оправдание
Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае - напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.
Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления
.
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы
, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов
. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.
Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться .
Повышаем эффективность заключения
Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.
Для повышения яркости
заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:
«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»использование эмоциональных слов:
победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…и переосмысление клише:
«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»
Выбираем шрифт
Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками»
и шрифты «без засечек»
. 
Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.
Шрифт без засечек - молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.
Купить книгу на OZON"e в
