Поручение. Поручения находятся на контроле Шаблоны периодических поручений

04.04.2019 14:00:00

В ЦКиД МО Каменецкое глава администрации МО Узловский район Николай Терехов встретился с жителями посёлка.
В разговоре также участвовали глава МО Узловский район и МО г. Узловая Марина Карташова, глава администрации МО Каменецкое Алексей Чудиков, главный врач районной больницы Сергей Федоров, глава МО Каменецкое Шамиль Айзятов, заместители главы и председатели комитетов администрации Узловского района, руководители управляющих компаний.
Встреча началась с торжественного вручения медалей. В 2019 году, спустя 30 лет после вывода войск с территории Афганистана комитетом по координации совместной деятельности ветеранских объединений учреждена юбилейная медаль «30 лет завершения выполнения задач 40 армией в Афганистане». Глава администрации МО Узловский район Николай Терехов вручил юбилейные медали «30 лет завершения выполнения задач 40 армией в Афганистане» участникам боевых действий.
Алексей Чудиков отчитался о работе администрации МО Каменецкое за 2018 год и рассказал о планах на 2019 год.
Вопросы, касающиеся здравоохранения, жители задали непосредственно главному врачу ГУЗ районной больницы Сергею Федорову.
Население интересовали актуальные темы, касающиеся сферы ЖКХ, благоустройства, уличного освещения, работы регионального оператора по вывозу ТБО, движения общественного транспорта. Собственники пожаловались на состояние квартир, в которых, по их мнению, долгое время либо никто не живёт, либо незаконно разместились постояльцы. Участковый уполномоченный полиции пояснил, что работа по данному направлению ведется. Алексею Чудикову дано поручение провести проверку.
Многих беспокоит качество воды, уже проведено обследование состояние системы водоснабжения и взяты пробы. Но наиболее волнующая тема – работа управляющих компаний. Николай Терехов предложил провести отдельную встречу с участием представителей ГЖИ, управляющих компаний, старших по домам, для выяснения ситуации.
Все обозначенные проблемы и поручения находятся на контроле.

Шаг 5. Настройка отправки почтовых сообщений

Этот шаг не обязателен. Если Вы сейчас не готовы указать адрес АСКИД для пользователей и параметры SMTP сервера, то Вы можете нажать кнопку «Продолжить» ничего не заполняя.

«Адрес АСКИД для пользователей» - адрес, по которому программа будет доступна пользователям.

https://pandia.ru/text/79/184/images/image083.jpg" width="623" height="373">

Для просмотра подробной информации о версии поручения кликните на интересующей Вас строке.

5.5.11. Обмен текстовой информацией (Комментарии)

По ходу исполнения поручения вы можете обмениваться текстовой информацией в виде комментариев прикрепляемых к поручению. Все комментарии видны на странице просмотра поручения:

https://pandia.ru/text/79/184/images/image001_28.gif" alt="*" width="11" height="11 src="> По умолчанию руководитель и помощник руководителя могут редактировать и удалять комментарии добавленные другими пользователями. При необходимости администратор может убрать такую возможность.

Добавление сообщения

Для добавления нового комментария нажмите на кнопку «Добавить».

https://pandia.ru/text/79/184/images/image086.jpg" width="623" height="389 src=">

В открывшемся окне подтвердите Ваше решение нажатием на кнопку «Удалить».

5.6. Шаблоны периодических поручений

Раздел «Шаблоны периодических поручений» позволяет создавать многократные (повторяющиеся) поручения.

5.6.1. Добавление шаблона периодических поручений

Чтобы создать шаблон периодического поручение нужно открыть раздел “Добавление шаблона повторяющих поручений” меню «Шаблоны периодических поручений».

DIV_ADBLOCK318">

Для выбора этих дат необходимо указать галочкой конкретные даты в календаре, который выглядит следующим образом:

https://pandia.ru/text/79/184/images/image089.jpg" width="87" height="26 src=">

Срок (продолжительность) поручений

https://pandia.ru/text/79/184/images/image091.jpg" width="623" height="389 src=">

Сортировка шаблонов повторяющихся поручений

Для удобства поиска шаблонов созданы фильтры, расположенные в верху страницы.

Шаблоны могут быть отсортированы по Виду поручения, Ответственному исполнителю, а так же задать порядок вывода отсортированных шаблонов на экран.

Редактирование шаблонов повторяющихся поручений

Для редактирования конкретного шаблона кликните на нужной записи. При этом строчка подсветится синим цветом. Нажмите на кнопку «Редактировать». Отредактируете необходимые параметры и нажмите кнопку «Сохранить». Для отмены редактирования нажмите кнопку «Отмена».

Удаление шаблонов повторяющихся поручений

Для удаления конкретного шаблона кликните на нужной записи. При этом строчка подсветится синим цветом. Нажмите на кнопку «Удалить».

https://pandia.ru/text/79/184/images/image093.jpg" width="623" height="389 src=">

Поручения можно искать по дате создания с помощью задания интервала времени.

Чтобы найти поручения, которые были созданы с ошибками, нужно поставить галочку для пункта «Только с ошибками» и нажать кнопку «Показать».

5.7. Управление справочником «Группы» (категории поручений)

Добавление значения в справочник

Порядок безналичных расчетов регулируется Положением Банка России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (далее - Положение № 2-П). И необходимость ведения картотек обусловлена правилами работы с расчетными документами, предусмотренными данным Положением. Бухгалтерский учет расчетных документов, помещенных в картотеки, ведется в соответствии с Положением Банка России от 26.03.2007 № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».

Банками ведутся картотека по внебалансовому счету № 90901 «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты» и картотека по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок», то есть картотека № 1 и картотека № 2 соответственно.

Картотеки представляют собой совокупность расчетных документов, которые хранятся в банке по месту открытия счета плательщика и находятся на контроле:

В связи с отсутствием средств на счете клиента;

Ожидающие акцепта плательщика;

Ожидающие проведения операций в установленных законодательством случаях.

Из определения картотек вытекает, что на картотеках расчетных документов отражается не задолженность клиента, а очередность документов, ожидающих оплату с банковского счета клиента. Поэтому учет картотек в бухгалтерском учете ведется на внебалансовых счетах.

Внимание! Картотеки ведутся только к счетам юридических лиц. Согласно пункту 1.1.3 Положения Банка России от 01.04.2003 № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации» картотеки к текущим счетам физических лиц не ведутся.

Рассмотрим порядок ведения данных картотек.

Порядок работы с картотекой № 2

Порядок ведения картотеки № 2 при расчетах платежными поручениями

Как было отмечено выше, картотека № 2 - это картотека к внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок».

Согласно п. 3.5 Положения № 2-П платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

При приеме платежного поручения операционный работник банка проверяет правильность заполнения и оформления представленных документов. В случае надлежащего оформления платежного поручения на всех экземплярах (кроме последнего) принятых к исполнению платежных поручений проставляется дата поступления в банк расчетного документа (в поле «Поступ. в банк плат.»). На последнем экземпляре платежного поручения операционный работник ставит штамп банка, дату приема и свою подпись и возвращает его плательщику в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика, а также если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поручения помещаются в картотеку № 2.

Следует иметь в виду, что частичная оплата платежного поручения с банковского счета плательщика недопустима. Поэтому в случае недостаточности денежных средств расчетные документы помещаются вначале в картотеку № 2 в полной сумме и затем только оплачиваются на сумму имеющихся средств на счете, так как п. 3.7 Положения № 2-П допускается частичная оплата платежных поручений из картотеки № 2.

При помещении платежных поручений в картотеку № 2 операционный работник банка на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров платежного поручения проставляет отметку в произвольной форме о помещении документа в картотеку с указанием даты, например «Картотека № 2 с «___»_________ ____г.».

__________________________________________________________________________наименованиекредитнойорганизации ШТАФЕЛЬ к внебалансовому счету № 90902______________________ ___________________________________________________________________ наименование клиента за ________ 20___ г.
Дата	Приход	Расход	Остаток
Остаток на начало месяца
Остаток на конец месяца
Итого приход, расход за месяц

К штафелю прилагаются неоплаченные платежные поручения, помещенные в картотеку № 2.

Оплата платежных поручений производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством. Следует иметь в виду, что главным при оплате документов из картотеки № 2 является очередность, а не дата помещения документа в картотеку. Независимо от даты поступления платежного поручения в картотеку первыми оплачиваются расчетные документы, имеющие приоритет согласно ст. 855 ГК РФ. Оплата платежных поручений из картотеки № 2 производится не позднее дня, следующего за днем поступления денежных средств на расчетный счет клиента.

Как было отмечено выше, допускается частичная оплата платежных поручений из картотеки. В этом случае операционный работник банка оформляет платежный ордер формы 0401066 (Приложение 17 к Положению № 2-П). Порядок его изготовления и заполнения соответствует общему порядку изготовления и заполнения бланков расчетных документов. Формат платежного ордера, размеры и нумерация полей, отведенных для проставления значений каждого из реквизитов, и их описание приведены в Приложениях 18-20 к Положению № 2-П.

При оформлении платежного ордера на частичную оплату на всех его экземплярах в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата, а также подпись ответственного исполнителя банка. Первый экземпляр платежного ордера на частичную оплату также заверяется подписью контролирующего работника банка.

На лицевой стороне частично оплачиваемого платежного поручения в верхнем правом углу делается отметка «Частичная оплата». Запись о частичном платеже (порядковый номер частичного платежа, номер и дата платежного ордера, сумма частичного платежа, сумма остатка, подпись) выполняется ответственным исполнителем банка на оборотной стороне платежного поручения.

При осуществлении частичной оплаты по платежному поручению первый экземпляр платежного ордера, которым произведена оплата, помещается в документы дня банка, последний экземпляр платежного ордера служит приложением к выписке из лицевого счета плательщика.

При осуществлении последней частичной оплаты по платежному поручению первый экземпляр платежного ордера, которым был произведен этот платеж, вместе с первым экземпляром оплачиваемого платежного поручения помещаются в документы дня. Оставшиеся экземпляры платежного поручения выдаются клиенту одновременно с последним экземпляром платежного ордера, прилагаемым к выписке из лицевого счета.

При оплате платежного поручения на всех экземплярах расчетного документа в поле «Списано со сч. плат.» проставляется дата списания денежных средств со счета плательщика (при частичной оплате - дата последнего платежа), в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

Не допускается оплата платежных поручений, предъявленных к платежу в текущем дне, при наличии картотеки № 2 (в случае недостаточности средств на оплату документов из картотеки и текущих платежных поручений). Предъявленный документ следует поместить в картотеку и затем оплачивать согласно законодательно установленной очередности платежей с учетом вновь помещенных документов в картотеку № 2.

Операционный работник должен регулярно проверять соответствие данных по выписке к внебалансовому счету данным, отраженным в штафеле и приложенным к ним неоплаченным платежным поручениям. Также рекомендуется регулярно проверять реквизиты получателя средств (в случае обслуживания в одном банке), а также реквизиты банка-получателя. Данный вид контроля предусмотрен Указанием Банка России от 15.03.2010 № 2410-У «О работе с расчетными документами, платежными ордерами при изменении реквизитов банков, их клиентов» (далее - Указание).

В случае изменения реквизитов расчетного документа операционный работник банка извещает клиента и просит его представить заявление об изменении реквизитов. Заявление об изменении реквизитов согласно п. 7 Указания представляется в произвольной форме (при составлении на бумажном носителе - в двух экземплярах) по каждому расчетному документу, помещенному в картотеку № 2, и содержит: наименование, номер, дату и сумму расчетного документа, в котором изменяются реквизиты, новые и соответствующие им прежние реквизиты банка, обслуживающего получателя, и/или получателя.

Заявление об изменении реквизитов подписывается на первом экземпляре при наличии двумя подписями (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписью (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и проставляется оттиск печати, заявленный в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

Далее операционный работник проверяет представленное заявление на правильность оформления согласно требованиям банковского законодательства. В случае несоответствия заявление возвращается клиенту. На принятом заявлении уполномоченный сотрудник банка проставляет на обоих экземплярах дату приема и собственноручную подпись. Второй экземпляр возвращается клиенту.

Первый экземпляр прилагается к расчетному документу, подлежащему оплате с измененными реквизитами. В случае оформления платежного ордера при оплате расчетного документа из картотеки № 2 изготавливается копия заявления, которая прилагается к данному платежному ордеру.

В случае недоведения до банка, обслуживающего плательщика, сведений о новых реквизитах банка, обслуживающего получателя, расчетные документы, платежные ордера, содержащие прежние реквизиты, согласно п. 7.2 Указания в день наступления платежа возвращаются банком, обслуживающим плательщика, в порядке, установленном Положением № 2-П.

Плательщики вправе отозвать свои платежные поручения, не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку № 2.

Отзыв платежных поручений осуществляется на основании представленного в банк заявления клиента, составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва, включая номер, дату составления, сумму расчетного документа, наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).

Оба экземпляра заявления на отзыв подписываются от имени клиента лицами, имеющими право подписи расчетных документов, заверяются оттиском печати и представляются в банк, обслуживающий плательщика. Один экземпляр заявления на отзыв помещается в документы дня банка, второй возвращается клиенту в качестве расписки в получении заявления на отзыв.

№____ от «___»_________20___г. ________________________________________________ наименование банка Заявление Р/с № ____________________________просит вас отозвать наименование клиента из картотеки по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок» платежное(ые) поручение(я) №________________ от «___»______________20___г. на сумму______________________ (_____________________________________________) сумма цифрами сумма прописью в адрес ______________________________________________________________________ наименование получателя средств р/с получателя ________________________ в ______________________________________, наименование и местонахождение банка-получателя средств БИК __________________________, к/с____________________________________________ Руководитель /______________/ /_______________________/ подпись Ф.И.О. Главный бухгалтер /______________/ /_______________________/ подпись Ф.И.О. Отметки банка

Отозванные платежные поручения возвращаются банком плательщикам.

Возврат расчетных документов из картотеки по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок» в случае закрытия счета клиента осуществляется в следующем порядке.

Платежные поручения возвращаются плательщику. Причем возврат расчетных документов из картотеки расчетных документов, не оплаченных срок, осуществляется после исключения соответствующего счета из книги регистрации открытых счетов.

При возврате расчетных документов банком составляется их опись, подлежащая хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.

ОПИСЬ расчетных документов, возвращенных из картотеки по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок» в связи с закрытием р/с №_______________________________________________ наименование клиента
	Номер документа	Дата документа	Сумма документа	Сумма неоплаченного остатка	Получатель	Расчетный счет	Банк получателя	К/с	Бик
Операционный работник /______________/ /_______________________/ подпись Ф.И.О. Дата составления «___»__________20___г. Получено клиентом /______________/ /_______________________/ подпись Ф.И.О. Номер и дата извещения Дата «_____» ____________20___г.

При возврате принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банка, подтверждающие их прием к исполнению, перечеркиваются соответствующим банком.

Особенности ведения картотеки № 2 при расчетах платежными требованиями и инкассовыми поручениями

Порядок работы в исполняющем банке (банке плательщика, который ведет непосредственно картотеку № 2).

Поступившие в исполняющий банк платежные требования и инкассовые поручения регистрируются в журнале произвольной формы с указанием номера счета плательщика, номера, даты и суммы каждого расчетного документа.

Журнал регистрации расчетных документов, принятых на инкассо

№ п.

Дата приема

Наименование банка и р/с

Вид документа

Номер и дата документа

Срок акцепта

Банк получателя

Наименование получателя и р/с

Номер и дата извещения

Роспись клиента

Дата исполнения документа

Дата и сумма возврата документа

Причина возврата документа

Роспись опер. сотрудника

* Указывается срок акцепта в случае регистрации платежных требований, оплачиваемых с акцептом; в остальных случаях ставится прочерк. ** В случае размещения документа в картотеку № 2 указываются номер и дата извещения о постановке документа в картотеку. *** Указывается причина возврата документов: нарушение требований оформления расчетных документов; получение отказа от акцепта платежного требования, оплачиваемого с акцептом; получение отзыва от взыскателя.

На первом экземпляре поступивших платежных требований и инкассовых поручений в верхнем левом углу проставляется дата поступления расчетного документа.

Ответственный исполнитель исполняющего банка осуществляет контроль полноты и правильности заполнения реквизитов платежных требований и инкассовых поручений в соответствии с предусмотренным порядком, за исключением проверки подписей и печати получателя средств (взыскателя), а также проверяет наличие на всех экземплярах расчетных документов штампа банка-эмитента и подписи ответственного исполнителя.

Расчетные документы, оформленные с нарушением, подлежат возврату с соблюдением требований п. 2.21 Положения № 2-П. При возврате платежных требований, инкассовых поручений в регистрационном журнале делается запись с указанием даты и причины возврата.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика и при отсутствии в договоре банковского счета условия об оплате расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств платежные требования, акцептованные плательщиком, платежные требования на безакцептное списание денежных средств и инкассовые поручения (с приложенными в установленных законодательством случаях исполнительными документами) помещаются в картотеку № 2 с указанием даты помещения в картотеку.

Исполняющий банк обязан известить банк-эмитент о помещении расчетных документов в картотеку по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок», направив извещение о постановке в картотеку формы 0401075 (Приложение 23 к Положению № 2-П). Указанное извещение направляется исполняющим банком банку-эмитенту не позже рабочего дня, следующего за днем помещения расчетных документов в картотеку. При этом на оборотной стороне первого экземпляра расчетного документа делается отметка о дате направления извещения, проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством.

Также допускается частичная оплата платежных требований, инкассовых поручений, находящихся в картотеке № 2.

Частичная оплата производится платежным ордером в порядке, аналогичном порядку частичной оплаты платежного поручения, за исключением отметки о частичной оплате.

При частичной оплате платежного требования, инкассового поручения из картотеки № 2 ответственный исполнитель банка проставляет на всех экземплярах расчетного документа в соответствующих графах в нижней части бланка номер частичного платежа, номер и дату платежного ордера, которым произведена оплата, сумму частичного платежа, сумму остатка и заверяет произведенные записи своей подписью.

При оплате платежного требования, инкассового поручения на всех экземплярах расчетного документа в поле «Списано со сч. плат.» проставляется дата списания денежных средств со счета плательщика (при частичной оплате - дата последнего платежа), в поле «Отметки банка плательщика» проставляются штамп банка плательщика и подпись ответственного исполнителя.

Получатели средств (взыскатели) также вправе отозвать свои расчетные документы, принятые банком в порядке расчетов по инкассо (платежные требования, инкассовые поручения), не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку № 2.

Неисполненные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки в полной сумме, частично исполненные - в сумме остатка.

Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.

Возврат неисполненных расчетных документов осуществляется исполняющим банком на основании письменного заявления банка, обслуживающего получателя средств, составленного на основании заявления клиента.

Банк возвращает отозванные платежные поручения банку, обслуживающему получателей.

При возврате принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банков, подтверждающие их прием к исполнению, перечеркиваются соответствующим банком. На оборотной стороне первого экземпляра платежного требования и инкассового поручения делается отметка о причине возврата, проставляются дата возврата, штамп банка, а также подписи ответственного исполнителя и контролирующего работника. В журнале регистрации платежных требований и инкассовых поручений делается запись с указанием даты возврата.

Порядок работы в банке-получателе средств.

Банк, обслуживающий получателя средств, непосредственно не ведет картотеку неоплаченных документов. Его роль заключается в передаче информации от получателя средств в банк плательщика и наоборот. Порядок приема и передачи документов рассмотрены в Положении № 2-П.

Отдельные вопросы по ведению картотеки № 2

Помещение в картотеку № 2 денежных чеков.

Порядок получения денежных средств на оплату труда при недостаточности денежных средств на счете организации был разъяснен в письме Банка России от 18.12.1996 № 17-12/1210 «Разъяснения по вопросам в области безналичных расчетов».

Банком России рекомендуется в картотеку № 2 помещать заявление на бронирование денежных средств для получения средств на выплату заработной платы с указанием периода, за который производится выплата заработной платы. По мере поступления денежных средств клиент предоставляет денежный чек на сумму оплаты, а на письме делается отметка о сумме выплаты. Безусловно, выплата денежных средств на заработную плату производится с учетом очередности других документов, помещенных в картотеку № 2.

Следует также обратить внимание на то, что Банк России предусматривает помещение в картотеку № 2 только заявления на выплату заработной платы. Другие заявления на выплаты в денежной форме в картотеку № 2 не помещаются.

Ведение картотеки к счетам в иностранной валюте

Согласно п. 5 ст. 46 НК РФ (ч. I) взыскание налога может производиться с рублевых расчетных (текущих) счетов, а при недостаточности средств на рублевых счетах - с валютных счетов налогоплательщика (налогового агента) - организации или индивидуального предпринимателя.

В случае поступления инкассового поручения к валютному счету клиента и при недостаточности денежных средств на счете данный документ помещается в картотеку № 2. Для учета сумм неоплаченных документов в иностранной валюте открывается отдельный лицевой счет с кодом валюты платежа. Эти внебалансовые счета, по общим правилам, подлежат переоценке по мере изменения валютного курса.

Помещение в картотеку № 2 банковского ордера

Указанием Банка России от 11.11.2009 № 2360-У «О порядке составления и применения банковского ордера» введен в качестве расчетного документа банковский ордер. В связи с тем, что банковский ордер приравняли к расчетным документам, он также может помещаться в картотеку № 2 при отсутствии или недостаточности денежных средств на банковском счете клиента-плательщика. Также допускается частичная оплата банковского ордера платежными ордерами согласно Положению № 2-П.

Помещение в картотеку № 2 расчетных документов, полученных в электронном виде

В случае оформления расчетных документов в электронном виде порядок помещения их в картотеку № 2 и дальнейшей работы с ними устанавливается банком самостоятельно с учетом требований законодательства РФ, в том числе нормативных документов Банка России.

Бухгалтерский учет ведения картотеки № 2

Бухгалтерский учет картотеки № 2, как было отмечено выше, ведется на внебалансовом счете № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок».

Назначение счета: учет сумм расчетных документов, не оплаченных своевременно при отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика. Счет активный.

По дебету счета проводятся суммы расчетных документов, не оплаченных со счета плательщика при наступлении срока платежа, в корреспонденции со счетами № 90901, 99999.

По кредиту счета списываются суммы оплаченных и отозванных расчетных документов в корреспонденции со счетом № 99999 либо со счетом № 90901 при получении решения о приостановлении операций по счету клиента.

В аналитическом учете ведутся картотеки и лицевые счета, открываемые на каждого плательщика.

Поступление расчетных документов в картотеку № 2 в случае недостаточности денежных средств на счете плательщика:

Дт 90902

Кт 99999 -

Поступление расчетных документов в картотеку № 2 при наступлении срока платежа и при недостаточности денежных средств на счете плательщика:

Дт 90902 - по лицевому счету плательщика

Кт 90901 - на сумму неоплаченных расчетных документов

Списание расчетных документов из картотеки № 2 в случае оплаты или отзыва расчетных документов:

Дт 99999

Кт 90902 - по лицевому счету плательщика - на сумму списанных расчетных документов

Порядок работы с картотекой № 1

Порядок ведения картотеки № 1 к расчетным документам, ожидающим акцепта

Картотека № 1 - это картотека расчетных документов, ожидающих акцепта либо разрешения на проведение операций в установленном законодательством РФ случаях (т.е. картотека по внебалансовому счету № 90901).

При получении платежного требования, оплачиваемого с акцептом плательщика, где в поле «Условие оплаты» получатель средств проставляет «с акцептом», операционный работник банка проверяет правильность оформления платежного требования, регистрирует его в журнале регистрации (образец см. выше), оформляет платежное требование в соответствии с нижеперечисленными правилами и помещает их в картотеку № 1.

Операционный работник должен проверить правильность указания срока для акцепта платежных требований. Срок определяется сторонами по основному договору. При этом срок для акцепта должен быть не менее пяти рабочих дней.

При оформлении платежного требования кредитор (получатель средств) по основному договору в поле «Срок для акцепта» указывает количество дней, установленных договором для акцепта платежного требования. При отсутствии такого указания сроком для акцепта считается пять рабочих дней.

На всех экземплярах принятых исполняющим банком платежных требований ответственный исполнитель банка в поле «Оконч. срока акцепта» проставляет дату, по наступлении которой истекает срок акцепта платежного требования. При исчислении даты в расчет принимаются рабочие дни. День поступления в банк платежного требования в расчет указанной даты не включается.

Операционный работник обязан известить клиента о поступлении платежного требования, оплачиваемого с акцептом. Для этого используется последний экземпляр платежного требования. Указанный экземпляр расчетного документа передается плательщику для акцепта не позже следующего рабочего дня со дня поступления в банк платежного требования. Передача платежных требований плательщику осуществляется исполняющим банком в порядке, предусмотренном договором банковского счета.

Платежные требования помещаются исполняющим банком в картотеку № 1 до получения акцепта плательщика, отказа от акцепта (полного или частичного) либо истечения срока акцепта.

Операционный работник ведет штафели по срокам акцепта, так как аналитический учет ведется по срокам платежа.

________________________________________________________________________ наименование кредитной организации ШТАФЕЛЬ к внебалансовому счету № 90901_____________________ __________________________________________________ срок акцепта К штафелю прилагаются неоплаченные платежные требования, помещенные в картотеку № 1. Операционный работник ежедневно должен проверять сроки наступления акцепта. Плательщик в течение срока, установленного для акцепта, представляет в банк соответствующий документ об акцепте платежного требования либо отказе полностью или частично от его акцепта по основаниям, предусмотренным в основном договоре, в том числе в случае несоответствия применяемой формы расчетов заключенному договору, с обязательной ссылкой на пункт, номер, дату договора и указанием мотивов отказа. Проверка соответствия данных, указанных в заявлении, с договором не осуществляется. Все возникающие между плательщиком и получателем средств разногласия разрешаются в порядке, предусмотренном законодательством. Плательщик может предоставить исполняющему банку в договоре банковского счета право оплачивать платежные требования, предъявленные к его счету любыми или указанными плательщиком кредиторами (получателями средств), при неполучении от плательщика документа об акцепте или отказе от акцепта (полном или частичном) платежного требования в течение срока, установленного для акцепта. Акцепт платежного требования либо отказ от акцепта (полный или частичный) оформляется заявлением об акцепте, отказе от акцепта по форме 0401004 (Приложение 24 к Положению № 2-П). При акцепте платежных требований заявление составляется в двух экземплярах, первый из которых оформляется подписями должностных лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати плательщика. При полном или частичном отказе от акцепта заявление составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры заявления оформляются подписями должностных лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати плательщика. Ответственный исполнитель банка, обслуживающий счет плательщика, проверяет правильность и полноту оформления клиентом заявления об акцепте, отказе от акцепта, наличие основания для отказа, ссылки на номер, дату, пункт договора, в котором это основание предусмотрено, а также соответствие номера и даты договора, указанным в платежном требовании, и проставляет на всех экземплярах заявления свою подпись и оттиск штампа банка с указанием даты. Последний экземпляр заявления об акцепте, отказе от акцепта возвращается плательщику в качестве расписки в получении заявления. Акцептованное платежное требование не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, списывается мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и оплачивается со счета плательщика или в случае недостаточности средств на счете помещается в картотеку № 2. Экземпляр заявления вместе с первым экземпляром платежного требования помещаются в документы дня в качестве основания списания денежных средств со счета клиента. При полном отказе от акцепта платежное требование списывается мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, подлежит возврату в банк-эмитент вместе с экземпляром заявления для возврата получателю средств. Экземпляр заявления вместе с копией платежного требования и мемориальным ордером помещаются в документы дня в качестве основания списания суммы платежного требования с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и возврата расчетного документа без оплаты. При частичном отказе от акцепта платежное требование не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, списывается в полной сумме мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и оплачивается в сумме, акцептованной плательщиком. При этом сумма платежного требования, обозначенная цифрами, обводится и рядом с ней выводится новая сумма, подлежащая оплате. Произведенная запись заверяется подписью ответственного исполнителя банка. Один экземпляр заявления вместе с первым экземпляром платежного требования помещаются в документы дня в качестве основания списания денежных средств со счета клиента, другой экземпляр заявления не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, направляется в банк-эмитент для передачи получателю средств. При неполучении в установленный срок заявления об акцепте, отказе от акцепта, а также при отсутствии в договоре банковского счета условия, предусматривающего оплату платежных требований с предварительным акцентом, платежное требование на следующий рабочий день после истечения срока акцепта списывается мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и возвращается в банк-эмитент в порядке, предусмотренном п. 2.21 Положения № 2-П, с указанием на оборотной стороне первого экземпляра платежного требования причины возврата: «Не получено согласие на акцепт». Порядок ведения картотеки № 1 к расчетным документам, ожидающим разрешение на проведение операций Картотека № 1 ведется также в случаях, когда расчетные документы ожидают разрешения на проведение операций в установленных законодательством случаях. Под «разрешением на проведение операций в установленном законодательством Российской Федерации случаях» понимается разрешение соответствующих органов и инстанций государственной власти РФ, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на приостановление операций по банковским счетам (письмо МГТУ Банка России от 21.06.2007 №33-02-37/43957 «О ведении аналитического учета на ВБС 90901»). При получении решения (постановления) соответствующих уполномоченных государственных органов РФ о приостановлении проведения операций по банковским счетам клиента или наложения ареста на денежные средства плательщика банк обязан выполнить эти распоряжения. Если ограничение на распоряжение соответствующим счетом поступает в банк в момент отсутствия денежных средств на расчетном счете плательщика и наличия расчетных документов в картотеке к внебалансовому счету № 90902, то расчетные документы из картотеки № 2 должны быть перенесены в картотеку № 1 на отдельный лицевой счет. Причем на расчетных документах должны быть сохранены отметки, проставленные в соответствии с п. 3.6, 8.9 Положения № 2-П, а также должна быть сохранена календарная очередность первоначального поступления расчетных документов в картотеку не оплаченных в срок документов. При работе с расчетными документами, ожидающих акцепта плательщика, следует руководствоваться следующим: при получении акцепта от плательщика, но отсутствии разрешения на проведение операций платежное требование остается на учете в картотеке № 1; в остальных случаях действуют нормы п. 10.8-10.10 Положения № 2-П. И при поступлении расчетных документов к банковскому счету клиента в период действия ограничения на распоряжения счетом документы, не подлежащие оплате, помещаются в картотеку № 1. Таким образом, на внебалансовом счете № 90901 в картотеке «По расчетным документам, ожидающим разрешения на проведение операций» числятся расчетные документы, которые не могут быть оплачены независимо от наличия или отсутствия денежных средств на банковском счете плательщика. После получения разрешения на проведение операций, то есть решения уполномоченного органа об отмене ранее вынесенного решения (постановления) о приостановлении проведения операций по банковским счетам или наложении ареста на денежные средства налогоплательщика, находящиеся в банке, картотека № 1 списывается. Бухгалтерский учет ведения картотеки № 1 Бухгалтерский учет картотеки № 1 ведется на внебалансовом счете № 90901 «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты». Назначение счета: учет сумм, поступивших для оплаты расчетных документов, ожидающих акцепта либо разрешения на проведение операций в установленных законодательством РФ случаях. Счет активный. По дебету счета проводятся суммы поступивших расчетных документов, ожидающих акцепта либо разрешения на проведение операций, в корреспонденции со счетом № 99999 или 90902, если к моменту приостановления операций по счету имелись расчетные документы, не оплаченные своевременно при отсутствии или недостаточности денежных средств на счете клиента. По кредиту счета отражаются: суммы расчетных документов в день наступления срока платежа либо получения разрешения на проведение операций - при их списании со счетов клиентов в корреспонденции со счетом № 99999, а в случае отсутствия средств на счетах клиентов для их оплаты - в корреспонденции со счетом № 90902, в день предъявления суммы отказа (частичного, полного) от акцепта по расчетным документам, ожидающим акцепта, - в корреспонденции со счетом № 99999. В аналитическом учете ведутся картотеки: По расчетным документам, ожидающим акцепта для оплаты, с открытием лицевых счетов по срокам платежа; По расчетным документам, ожидающим разрешения на проведение операций, с открытием лицевых счетов по каждому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету. Помещение платежного требования, оплачиваемого с акцептом плательщика, в картотеку № 1: Дт 90901 - Кт 99999 - на сумму платежного требования Помещение расчетных документов в картотеку № 1 при получении банком решения уполномоченного органа на ограничение распоряжением банковским счетом плательщика (независимо от наличия денежных средств на счете): Дт 90901 - Кт 99999 Перенос расчетных документов, ожидающих акцепта, с лицевого счета по сроку платежа на лицевой счет плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету (если на момент получения введения ограничения на распоряжение счетом имеется картотека № 1): Дт 90901 - по лицевому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету Кт 90901 - по лицевому счету по сроку платежа Перенос расчетных документов из картотеки № 2 в картотеку № 1 (если на момент получения решения о приостановлении операций по счетам у клиента были расчетные документы, не оплаченные в срок из-за недостаточности или отсутствия денежных средств на счете): Дт 90901 - по лицевому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету Кт 90902 - по лицевому счету плательщика Списание платежного требования с картотеки № 1 вследствие оплаты, частичной оплаты, отказа от акцепта, снятия уполномоченным органом ограничений на распоряжение счетом: Дт 99999 Кт 90901 - по лицевому счету по сроку платежа на полную сумму списываемого документа либо по лицевому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету Списание платежного требования в случае акцепта или получения разрешения на снятие ограничений при недостаточности денежных средств на счете клиента: Дт 90902 - по лицевому счету клиента Кт 90901 - по лицевому счету по сроку платежа на полную сумму списываемого документа либо по лицевому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету При наступлении срока платежа или снятия ограничения на распоряжение счетом отдельный лицевой счет, соответствующий данному сроку акцепта, либо соответственно отдельный лицевой счет плательщика, по которому имелось решение о приостановлении операций по счету, должны обнулиться и подлежат закрытию.

26 февраля 2010 г. 15:19

Алексей Афанасьев, директор по качеству компании «ИнтерТраст»

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

● проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах);

● быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

● само поручение,

● срок исполнения,

● конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008 Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас. По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись :

● вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);

● в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;

● еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel – поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. .

На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соответствует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

«Контролем исполнения поручений по существу » обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку » выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. ), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из . Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей . В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:

● сам исполнитель

● подчиненный ему секретарь,

● сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

● отдельного должностного лица-исполнителя;

● конкретного подразделения

● организации в целом;

● поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в и во мнении Е. Каменевой.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Даже если в организации отсутствует полноценная автоматизация документооборота посредством СЭД, такой документ достаточно удобно составлять и вести в системе электронных таблиц Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc. В этих системах имеется во многом сходный интерфейс и функционал, они могут оказать помощь в автоматизации учета и построении отчетности в небольшой и средней компании. Главное – четко знать, что именно нужно получить на выходе.

Мнение

Мы рассмотрели вопросы постановки и снятия поручений с контроля, а также методологию выполнения поручений и отчетности по контролю за их исполнением. Предложенные в статье модели директивного управления помогут сделать управление организацией более четким и прозрачным.

Например, обеспечить стабильность, добиться достойного результата, поднять уровень комфорта, победить общего врага, принять профессиональный вызов, сделать мир лучше в конкретном аспекте. 6. Любое дело нужно назвать, хотя бы для собственного понимания. Делайте короткие названия для больших поручений, их удобнее произносить вслух при обсуждении, чтобы не путаться. Поручение ценно, только если сотрудник его понимает. Оцените это, предложите пересказать коротко своими словами суть и назвать следующий шаг. 7. Поручение не должно вызывать ступор у исполнителя, даже если задача очень сложна. Из самой формулировки или описания должен следовать простой следующий шаг — с чего можно начать уже прямо сейчас. 8. Поручение будет выполнено гораздо охотнее, если сотруднику понятна его значимость, ясно, зачем оно сейчас нужно, какую цель преследует, и как будет использоваться результат. 9.

Образец письма-ответа

Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, пояснения о порядке и правилах составления.

Внимание

Правила оформления таких документов. (10+) Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, пример. Правильное составление. Правила оформления Оглавление:: Поиск Самое важное: Приказы по технологическим вопросам могут так оформляться? Да, формат универсальный.

Его можно наполнить любым содержанием. Подойдет ли формат для решений инвестиционного комитета? Конечно. Формат универсальный. Приказ об увольнении, как его оформлять? Общие рекомендации остаются в силе, но структура приказа об увольнении регулируется законодательством о труде, ознакомьтесь с ним.

Поручение на сделку выглядит совсем не так. Если Вы приглядитесь, то в таблице поручения есть все перечисленные разделы. Просто они оформлены немного по-другому.

Как оформить письмо-ответ

• Темы:
• Деловая переписка

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.
Из статьи вы узнаете:

• в каких случаях требуется письмо-ответ;
• каким может быть письмо-ответ;
• реквизиты ответного письма.

В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ.

Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

Ответ по выполнению поручений руководителя

При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д. Письмо-запрос Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа. Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса.

Формула исполнимого поручения: как правильно дать поручение

Важно

Ваше обращение передано в органы местного самоуправления и правопорядка для изучения и принятия решения по существу. Ответ будет направлен в ваш адрес этими учреждениями».В примерах мы не указываем даты, имея в виду, что читатель усвоил: нарушение сроков ответа на обращение граждан недопустимо.

Об этом написано выше. Разбор примеров Если вы внимательно прочли тексты, то увидели в них разницу в том, от какого лица написано. Документы формируются в зависимости от того, как проводилось рассмотрение обращений.

Если вопрос не требует проработки, то начальник ставит на письме резолюцию, руководствуясь которой, специалист пишет ответ. Он может быть очень простым, односложным. Подписывает этот документ руководитель, иногда от своего имени, чаще – от организации.
Это решает сам начальник, когда продумывает ответ.

Письмо-ответ образец

Положительный ответ Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле.

В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу). При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен. В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название.
При необходимости указывается количество экземпляров.

Как написать ответ на поручение

Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу.

Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении. Партнерам обычно пишут новые предложения, претензии и извинения. 4 Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше — логотип.
Вам понадобится

• — компьютер с подключением к интернету;
• — телефонный справочник.

Инструкция 1 Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, предъявить претензию или просто поздравить партнеров с праздником. 2 Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо. От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече. 3 Выберите тип письма. Для потребителя это может быть предложение товара или услуги, другая информация рекламного характера. Вы можете провести анкетирование.

Как написать ответ на поручение образец

Государство существует для того, чтобы организовывать жизнь своих граждан. Работа эта требует постоянной обратной связи. Люди задают вопросы, говорят о проблемах, генерируют предложения. А ответы зачастую получают невнятные, не связанные с темой. Поэтому специалисту желательно иметь образец ответов на обращения граждан.

Документ необходимо правильно оформить, наполнить осмысленным содержанием, донести до человека позицию организации или государства. Давайте рассмотрим, как писать ответ на обращение, согласно 59 ФЗ.

Понятия и определения Обращениями граждан считаются предложения, вопросы, жалобы, заявления и ходатайства. Они могут быть поданы в письменном, электронном виде или устно. Но обращениями будут считаться только тогда, когда официально оформлены.
Кто виноват? «Мой меч — твоя голова с плеч» — вот ключевой принцип менеджмента в наших краях последние тысячу лет. Но сегодня простые однообразные процедуры во многом автоматизированы, и чтобы выжить на рынке, нужно поручать коллегам всё более сложные и непонятные задачи. Казалось бы, на эту тему написано множество трудов. Но не в наших традициях погружаться в литературу, когда вокруг аврал. Поэтому эксперты подготовили для вас простую и ёмкую формулу исполнимого поручения.

Шаг первый. Зачем это поручение нужно? Ответить себе: зачем это поручение нужно моему отделу, направлению или бизнесу? Шаг второй.

Как написать ответ на поручение руководителя

Приходится заниматься рутиной работой. Берет работник образец ответов на обращения граждан и повторяет обязательную схему. Она состоит из таких этапов:

1. Выявить, к компетенции какого подразделения (органа) относится вопрос.
2. Если ответчиков несколько, направить им копии.
3. Проинформировать заявителя о том, куда передано его обращение.
4. Поставить вопрос на контроль.
5. Назначить ответственного за оформление документа.
6. Собрать все ответы и сформировать текст, направляемый заявителю.
7. Проанализировать соответствие законодательству предоставленной информации.
8. Проконтролировать сроки ответа на письменное обращение граждан.
9. Направить сводную информацию заявителю.

Этот план может пополняться по мере необходимости дополнительными пунктами.

Как написать ответ на поручение руководителя образец

Например, Приказ обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании. Или Решение в части рассылки уведомлений выполняется секретариатом, в части подготовки кандидатур — членами совета директоров.

Порядок оповещения исполнителей Как сотрудники узнают о документе. Например, Ответственные исполнители должны быть уведомлены о приказе на общем собрании.

Или Сотрудники должны быть ознакомлены с решением под роспись отделом кадров. Или Исполнители уведомлены при принятии решения. Контроль Кто, когда и как будет контролировать выполнение. Например, Контроль за выполнением решения, приказа, распоряжения, поручения, возлагаю на себя. Докладывать мне о ходе работ на еженедельном совещании. Или Контроль за выполнением решения возлагается на секретаря совета директоров.