Одна из самых сложных задач не только в английском, но и в русском языке - ведение деловой переписки и в принципе написание писем в формальном стиле. В этой статье мы расскажем вам, как правильно написать письмо-просьбу (letter of request) и письмо-заявление (letter of application) на английском языке, дадим списки фраз, которые помогут быстро и грамотно составить такие письма, а также приложим примеры писем.
Письмо-просьба на английском языке. Letter of request
Письмо-просьба (letter of request, letter of request of permission) - один из видов деловой переписки, который используют в том случае, если возникает потребность обратиться за:
- Разрешением на использование любых материалов, юридически принадлежащих другим лицам.
- Разрешением на проведение собеседования или встречи.
- Помощью в организации или проведении мероприятия.
- Информацией (уточняющими документами, сведениями о стоимости определенного товара, его наличии в каталоге и т. д.).
- Советом относительно каких-либо организационных действий или решений.
- Советом к эксперту в какой-либо области.
В начале письма следует указать ваш адрес (название и адрес компании, которую вы представляете), а затем - название и адрес компании, в которую вы обращаетесь.
Каждый пункт письма-просьбы на английском должен быть представлен отдельным параграфом. В первом параграфе обозначьте цель вашего письма. Будьте вежливы, но прямолинейны. Важно писать по существу, сохраняя официально-деловой стиль.
Если это уместно, укажите предельный срок выполнения вашего запроса, а также предоставьте уточняющую информацию о себе и сложившейся ситуации. Добавьте ваш телефонный номер и адрес электронной почты и предложите связаться с вами в случае возникновения каких-либо вопросов.
Завершите письмо, поблагодарив получателя за помощь и внимание, уделенное данной просьбе.
В письме-просьбе на английском вы можете использовать следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Цель письма | |
| I am writing to ask if you would be so kind/generous as to... | Я пишу, чтобы спросить, не будете ли Вы столь добры/щедры... |
| I am writing to request your assistance concerning the matter of... | Я пишу, чтобы попросить Вашей помощи касательно вопроса о... |
| I wonder if you could possibly help me... I wonder if it would be possible for you to help me... | Я интересуюсь, не могли бы Вы помочь мне... |
| I would (greatly) appreciate it if you could... I would be most grateful if you could... | Я буду (весьма) признателен, если Вы... Я был бы очень благодарен, если бы Вы... |
| I am writing to ask/enquire if/whether you could possibly tell/inform me... | Я пишу, чтобы узнать, не могли бы Вы рассказать мне / проинформировать меня о... |
| I am writing to request your permission for... | Я пишу, чтобы попросить Вашего разрешения на... |
| I wonder if I might ask you for / request your valuable advice on/concerning... | Мне интересно, могу ли я спросить/просить Вашего совета относительно... |
| Дополнительные вопросы | |
| I would also like to know... | Я бы также хотел узнать... |
| Could you send me more details... | Не могли бы Вы отправить дополнительную информацию... |
| Could you tell me, whether... | Не могли бы Вы сказать... |
| Заключительные фразы | |
| I hope that my request will not inconvenience you too much. | Надеюсь, моя просьба не доставит Вам большого неудобства. |
| I must apologize for troubling you with this matter. | Прошу прощения, что потревожил Вас по данному вопросу. |
| I hope that you will forgive me for taking up your valuable time. | Надеюсь, Вы извините меня за то, что отнял Ваше драгоценное время. |
| I look forward to hearing from you as soon as possible. I look forward to receiving your reply as soon as possible. | С нетерпением жду ответа от Вас. С нетерпением жду Вашего скорого ответа. |
| Thank(ing) you in anticipation of your kind cooperation. Thank(ing) you in advance for your kind cooperation. | Заранее благодарю Вас за Ваше любезное сотрудничество. |
Пример письма-просьбы на английском языке о разрешении:
Пример письма-просьбы
Письмо-заявление на английском языке. Letter of application
Письмо-заявление (letter of application, letter of application for a course) чаще всего является приложением к резюме, но оно также пишется при поступлении в университет, колледж или на краткосрочные курсы. В таком письме следует указать детальную информацию о полученном вами образовании и опыте. Это повысит ваши шансы на получение желаемой должности или на зачисление в выбранное учебное заведение.
В начале письма следует указать название и адрес учебного заведения или фирмы, а при необходимости - имя и должность человека, к которому вы обращаетесь.
Как и в любом деловом письме, каждый пункт вашего заявления должен быть освещен в отдельном параграфе. В первом параграфе следует указать цель вашего письма. Затем необходимо подробно рассказать про имеющуюся у вас квалификацию и опыт. Вы также можете указать ваши жизненные цели и интересы. Упомяните обо всех образовательных учреждениях, которые вы посещали, поделитесь информацией о курсах и стажировках, которые вы проходили. Далее стоит обозначить причины, побудившие вас подать заявку в данное учебное заведение или отправить резюме именно в эту компанию.
Следует придерживаться официально-делового стиля речи, быть вежливым и честным, приводить только достоверные факты.
В конце письма укажите, какие сопроводительные документы вы прилагаете к письму. Выразите признательность за рассмотрение вашего заявления и надежду на быстрый положительный ответ. После подписи вы можете привести свои контактные данные.
В письме-заявлении на английском вы можете использовать следующие фразы:
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Цель письма | |
| I am writing to apply for admission to the course in... | Я пишу, чтобы подать заявку на поступление на учебный курс в... |
| I would like to be considered for a place on the course in... | Я прошу рассмотреть мое заявление о поступлении на учебный курс в... |
| I am writing with regard to... | Я пишу в связи с... |
| I am writing to apply for... which I saw advertised in... | Я пишу для того, чтобы подать заявку на..., объявление о которой я увидел в... |
| I would like to express my interest for... | Выражаю заинтересованность в... |
| Упоминание о квалификации (опыте) | |
| I hold a certificate/degree in... | У меня есть сертификат/степень в... |
| I have taken/passed examination... | Я сдал экзамен на... |
| I have completed the following courses / degree course... | Я окончил следующие курсы / учебный курс на получение степени... |
| My degree is in English. | У меня научная степень в области английского языка. |
| Уведомление о приложении | |
| I enclose / have enclosed a copy of my degree/diploma... | Прилагаю копию аттестата/диплома о присуждении научной степени... |
| I have attached all the other necessary documents like... | Прилагаю все необходимые документы, такие как... |
| Please find enclosed a copy of my degree/diploma... | Ниже прилагаются копии моего диплома/аттестата... |
| Заключительные фразы | |
| I would be glad to attend an interview at any time convenient to you. | Я с удовольствием пройду собеседование в любое удобное для Вас время. |
| I hope that you will consider me for entry/admission to... | Надеюсь, что Вы рассмотрите мою кандидатуру на поступление/допуск в... |
| I hope that you will consider my application... | Надеюсь, Вы рассмотрите мое заявление... |
| I hope you take a favorable decision regarding my application for... | Надеюсь на положительное решение относительно моего заявления о... |
Пример письма-заявления на английском языке о поступлении на учебный курс.
Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.
Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.
Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:
Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.
Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.
Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:
- весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
- красная строка не используется;
- пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
- выравнивание делается по левому краю.
Правило №2: Пишите простым и понятным языком.
Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.
Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.
Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Online-school of foreign languages "LINGVISTER"
Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.
Правило №4: Обратите внимание на формат даты.
Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.
Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.
В США и Канаде последовательность другая - месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.
December 16, 2014
Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.
Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:
- полное имя
- должность
- название компании
- номер дома, улица
- город, почтовый индекс
- страна
Mr Christopher Nolan
Executive Producer
Syncopy Films Inc.
4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203
Burbank, CA 91522
Правило №6: Выберите приветствие и обращение.
Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.
В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:
Dear Mr Vice President:
Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:
Dear Christopher,
В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:
Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:
Dear Sir or Madam,
Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.
Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.
SAN DIEGO COMIC CON 2014
Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».
В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:
- I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
- I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
- I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- I appreciate any feedback you may have.
Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.
Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:
Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:
Dear Mr Nolan…Yours sincerely,
В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:
Dear Sir or Madam…Yours faithfully,
Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!
Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.
Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма - мужчина, но если автор - женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).
Yours sincerely,
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Правило №10: Упомяните вложения в письме.
Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.
Yours sincerely,
SUSAN HAYWARD (Mrs)
Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.
Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.
I don"t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.
Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.
~ Alan W. Livingston
Как вы знаете, имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.
В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.
Деловые письма на английском с переводом
В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.
Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них
(Letter of Congratulation)
Часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.
| Пример письма-поздравления на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley October 01, 2015 Dear Mr Stanley, |
От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния Кому: Ховард Стенли Уважаемый г-н Стенли, |
Письмо-приглашение (Letter of Invitation)
Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.
| Пример письма-приглашения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Dear Charles Milton, I would like to invite you to a seminar that I"m confident will interest you. The 3D Technologies Seminar held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 13 will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping. I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Igor Petrov , |
Уважаемый Чарлз Милтон, Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас. На семинаре, посвященном 3D-технологии, который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 13 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и дизайнеров по 3D-моделированию, включая трилинейную фильтрацию, сглаживание и мипмаппинг. Я прилагаю 3 билета для Вас. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и я с нетерпением жду встречи с вами. С уважением, Игорь Петров, |
Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)
Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.
| Пример письма о приеме на работу на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Mrs Lean February 15, 2016 Dear Mrs Lean Jane Tumin, |
От: г-жа Джейн Тюмин, менеджер по персоналу Соммертим 7834 Ирвинг стрит, Денвер, Колорадо Кому: г-жа Лин Уважаемая г-жа Лин С уважением, Джейн Тюмин, |
Письмо-заявление (Application letter)
Содержит ваше и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с , о котором мы рассказывали ранее!
| Пример письма-заявления на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois Trend&Fashion Dear Sirs Kira Stan |
От: г-жа Кира Стэн 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Кому: «Тренд&Фэшн» Уважаемые господа С уважением, Кира Стэн |
Письмо-предложение (Commercial Offer)
Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
| Пример письма-предложения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA Mrs Olga Linnet March 10, 2016 Dear Mrs Linnet Yours sincerely, Mr Dean Hipp |
От: г-н Дин Хипп, генеральный директор Розы для Вас 4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния Кому: г-же Линнет, Уважаемая г-жа Линнет С уважением, Дин Хипп, |
Письмо-жалоба (Letter of Complaint)
Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
| Пример письма-жалобы на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan Electronics Ltd April 25, 2017 Dear Sirs, Yours faithfully, Jack Lupin |
От: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган Кому: Электроникс Лтд Уважаемые господа, Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней. С уважением, Джек Люпин |
Письмо–извинение (Letter of Apology)
Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.
| Пример письма-извинения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin April 28, 2017 Dear Mr Lupin, Yours sincerely, Mr Derek Smith |
От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: г-н Джек Люпин Уважаемый г-н Люпин, Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой. С уважением, Дерек Смит |
Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)
Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.
Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:
- Выражение соболезнования в связи с уходом из жизни человека.
- Ваши воспоминания о нем, перечисление его положительных качеств.
- Повторное выражение ваших соболезнований. Просьба обращаться к вам за помощью, если возникнет такая необходимость.
Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.
| Пример письма-соболезнования на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Dear Mr Smith, Today morning we heard the sad news of your wife’s death… All the employees of our department have sent their support and condolences. Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next month. If there is any report that is required I will get it from other team members. If there is anything that we can help you with please feel free to call us at 12345678. Sincerely, |
Уважаемый г-н Смит Сегодня утром мы услышали печальную новость о смерти вашей жены... Все сотрудники нашего отдела выражают свою поддержку и соболезнования. Пожалуйста, не беспокойтесь о предстоящих проектах и встречах, которые появятся в следующем месяце. Если есть какой-либо отчет, который требуется, я получу его от других членов команды. Если есть что-то, чем мы можем вам помочь, пожалуйста, позвоните нам по телефону 12345678. С уважением, |
Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)
Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.
| Перевод на русский | |
|---|---|
| Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn Hotel Dear Sir or Madam I am looking forward to your reply, |
От: г-на Кена Смита 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: Отель ПаркИнн Уважаемый(-ая) г-н (г-жа) Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля? С нетерпением жду Вашего ответа, |
Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)
В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.
| Пример письма-просьбы на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Mr Ken Smith Dear Mr Smith Yours sincerely, Jennifer Watson |
От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида Кому: г-н Кен Смит Уважаемый г-н Смит С уважением, Дженнифер Уотсон |
Как написать деловое письмо на английском
Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.
Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.
Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.
Планирование делового письма на английском языке.
Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:
- Кому я пишу это письмо?
- Зачем я пишу это письмо?
- Нужно ли включать в письмо специфические детали?
- Необходим ли мне ответ на письмо?
Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.
Структура делового электронного письма на английском
Структура делового письма на английском.
Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail , «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.
Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.
Важно!
Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.
Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.
Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)
В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address ).
Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.
Тема письма (Subject)
Театр начинается с вешалки, а email - с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.
Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)
Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT (рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.
Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное) , который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.
Приветствие и обращение (Salutation)
В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms ) и господин (Mr ) для мужчин.
В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.
После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.
Основное содержание (Body)
Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.
Например:
Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)
Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам...)
I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о...)
После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.
Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.
Заключительная часть (Closing)
В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.
Например:
Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)
Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)
Конец письма (Signature)
В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).
Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam , завершающая фраза - Yours faithfully (рус. с уважением).
Для США подходит вежливая и нейтральная фраза - Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет - Cordially yours (рус. сердечно Ваш).
Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.
Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…
Деловое письмо на английском фразы, клише
Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться
Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.
Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом
Сокращения в бизнес переписке
Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.
Адрес электронной почты на английском языке
Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.
Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at ), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.
Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).
Вот несколько других примеров названий доменов:
- .biz – бизнес;
- .gov – правительственная организация;
- .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
- .pro – профессия (например, медицина, право)
Готовое деловое письмо на английском языке с переводом
Деловое письмо на английском образец
Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.
| Шаблон письма на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| To: [email protected] CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving the price list Dear Mr. Roger Gill, Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us. We would like to know more about your company"s products offers and would appreciate receiving your wholesale price list. It is our desire to offer our customers the widest selection of aquarium plants , and we are therefore interested in new plants. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, |
Кому: [email protected] Копия: Скрытая: Дата: 30.10.2017 Тема: Получить прайс-лист Уважаемый господин Роджер Гилл, Мы хотели бы знать больше о продукции Вашей компании и хотели бы получить Ваш прайс-лист оптовых цен. Мы стремимся к тому, чтобы предложить нашим клиентам самый широкий выбор аквариумных растений, и поэтому мы интересуемся новыми растениями. Мы надеемся на быстрый ответ. Спасибо. Александр Попов, |
Советы при написании делового письма на английском языке
Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.
В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.
Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке
Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.
Одно письмо одному адресату.
Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.
Точность адресации.
Правильное заполнение полей «Кому» (TO), «Копия» (СС), «Скрытая копия» (BCC) – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.
Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:
- если ваше имя стоит в поле прямого адресата («TO») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
- если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
- если ваше имя помещено в поле «СС» (carbon copy), это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «СС», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо извинением за вмешательство;
- в поле «BCC» (blind carbon copy) помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
- отправка письма с заполненным полем «BCC» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
- скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «BCC».
Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.
Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.
Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.
Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.
Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.
Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.
Сохраняйте историю переписки.
Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.
Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.
Всегда проверяйте орфографию письма!
Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.
Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.
Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.
Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.
Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.
7 главных табу деловой переписки на английском языке
Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.
Табу №1 Писать пространно и ни о чем.
Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.
Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.
Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?
Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.
Табу № 2 Начинать с негатива
Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.
Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.
Табу № 3 Использовать сокращения
Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.
Приведем примеры таких фраз:
CU (рус. Увидимся)
thx/TX (рус. спасибо)
RUOK? (рус. Ты в порядке?)
FYI (рус. для сведения)
Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.
Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O:-(:-<:-/ ?
Табу № 4 Забыть о вложениях
Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке) недопустимо! В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать краткой информацией об их содержании.
Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю.
Полезные фразы:
We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…)
We are sending you ... under separate cover (рус. Мы отправляем вам... в отдельном документе)
Please enclose ... with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите... с ответом)
Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …)
Табу № 5 Шутить и иронизировать.
Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается.
Табу № 6 Экспериментировать с форматом
Играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт нежелательно.
Это не добавит Вашему письму оригинальности, более того, укажет на Вашу несерьезность.
Табу № 7 Панибратствовать
Использовать прощание “Best wishes / Best regards” (рус. Всего хорошего) в письме к незнакомым или малознакомым людям нельзя!
Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman , это не делает вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом.
Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).
В заключение:
Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов. Поэтому придерживайтесь делового стиля, соблюдайте все правила бизнес-переписки и с Вами всегда будет приятно иметь дело.
А если Вы до сих пор чувствуете неуверенность в деловом общении, рекомендуем Вам пройти в нашей школе.
Вконтакте
Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.
Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter ). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:
— Вступление/ Introduction
В этой части письма формулируется цель его написания.
— Основная часть письма / Body of the letter
В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.
— Заключительная часть/ Conclusion
В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.
АДРЕСАТ/ ADDRESSEE
Текст начинается с обращения к адресату (addressee ).
Отправитель может знать имя получателя письма , в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:
Dear Mr. Robinson,
Dear Mrs. Seefob,
Dear Ms. Ching,
Dear Prof. Chensky,
После имени получателя ставится запятая.
Если вы не знаете имя получателя , начните письмо с одной их следующих фраз:
To whom it may concern,
Dear Sir,
Dear Madam,
Dear Sir/Madam,
В этом случае также ставится запятая.
Если ваш адресат – коллективное лицо , то обращение выглядит следующим образом:
Dear all,
Dear Colleagues,
Dear Marketing Team,
ТЕЛО ПИСЬМА / BODY OF THE LETTER
Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style ), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.
Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа :
Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.
ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ / OPENING PARAGRAPH
Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма , в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:
I am writing to … — Я пишу, чтобы…
I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…
Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…
With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…
This is to confirm that… — Настоящим подтверждаем, что
БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS
Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:
We are delighted to confirm… — Нам очень приятно подтвердить…
We are pleased to tell you…
— Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know…
— Вам будет приятно узнать…
НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD NEWS
Информация негативного характера вводится предельно корректно:
We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…
I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…
I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…
I am afraid that we will not be able to… — Я боюсь, что мы не сможем…
ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION
Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:
We would appreciate it, if you could…
— Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
Could you…
? – Не могли бы Вы…?
Please let us know… — Пожалуйста, сообщите нам…
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP
В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:
We would be happy to help you with…
— Мы были бы рады помочь Вам с…
Would you like us to…
? – Не хотели бы Вы, чтобы…?
ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY
В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:
We must apologize for… — Мы должны извиниться за…
We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…
We apologize for any inconvenience…
— Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for…
— Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…
ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES
Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:
Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…
I am attaching the following files…
— Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается… 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS
Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:
Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…
If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.
Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.
I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.
We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.
ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE
Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу «Yours sincerely » («Sincerely ») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.
В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:
|
Type |
Formal |
Semi-formal |
Inf ormal |
|
Business |
With gratitude, Kindest regards, Sincerely, Thank you, Regards, |
Best, Yours truly, Cordially, Yours respectfully, Wishing you well, |
Thanks, Regards, Best wishes, Take care, Until next time, |
Ниже выбранной вами фразы пишется имя и должность отправителя. Например,
Sincerely,
Angela Dooning
Administrative Assistant
Вот пример официального письма, написанного в соответствии с требованиями к деловому письму:
Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.
Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.
Начало письма или как начать переписку на английском
В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:
- We are writing - Мы пишем, чтобы…
- I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
- I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)
To confirm ... – подтвердить…
- to request ... – запросить…
- to inform you that ... – проинформировать вас, что…
- to enquire about ... – узнать о…
Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете
Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.
- Thank you for your letter regarding ... – Спасибо за ваше письмо на тему….
- Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
- In reply to your request, ... – В ответ на вашу просьбу..
- Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
- With reference to our conversation on Tuesday... – Относительно нашего разговора во вторник…
- In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
- It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
- I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.
Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском
В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.
- We would appreciate it if you would ... – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
- Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
- It would be helpful if you could send us ... – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
- I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
- We would be grateful if you could ... – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…
Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны
К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:
- I am writing to complain about ... – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
- I am writing to express my dissatisfaction with ... Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
- I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюсь, возникло непонимание…
- I understand it is not your fault, but… - Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
- We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на
Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском
В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.
Плохие новости
- I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
- Unfortunately we cannot / we are unable to ... - К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
- We regret to inform you that ... - Мы с сожалением сообщаем вам, что…
- I"m afraid it would not be possible to ... – Я боюсь, что будет невозможно…
- After serious consideration we have decided to ...- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…
Хорошие новости
К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями
- We are pleased to announce that ... – Мы с удовольствием сообщаем, что…
- It is our pleasure to announce that … - Имеем удовольствие сообщить, что…
- I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
- You will be pleased to learn that ... – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…
Извинения или как не разгневать клиента еще больше
Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.
- I regret any inconvenience caused by... Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
- Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
- I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
- Once again, please accept my apologies for ... – Еще раз примите мои извинения за…
Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить
Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.
- According to our records ... – Согласно нашим записям…
- Our records show that we have not yet received payment of ... – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
- We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
- Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.
Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи
С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.
До скорой связи
В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.
- I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
- Looking forward to receiving your comments, - С нетерпением жду ваши комментарии.
- I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
- An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ
До новой встречи
После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.
- I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
- We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
- We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.
Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.
